Zorg voor een productievere werkplek

Gareth Kershaw

10/04/2019

Of je je bureau nu deelt met anderen of een vaste plek hebt, je kunt je werkplek altijd op je persoonlijke voorkeuren afstemmen. Hoe je dat doet, hangt deels af van je persoonlijkheid; maar het opruimen van rondzwervend papier en in de knoop geraakte kabels is vrij gebruikelijk. Er zijn allerlei nieuwe technologieën om je hierbij te helpen. Maak privéapparaten op kantoor beschikbaar. Gebruik all-in-one-ecosysteemcomputers voor extra ruimte en gebruiksgemak. Het is allemaal deel van de trend om productiviteit op intelligente wijze te transformeren, van het datacenter naar de desktop, schrijft Gareth Kershaw.

Het is misschien raar om een blog over de veranderende werkplek zo te beginnen, maar laten we het eens over wielrennen hebben. Met name over het Britse wielrennen en de enorme vooruitgang die daarin de afgelopen twintig jaar is geboekt.

Meerdere Olympisch kampioenen, wereldkampioenen, Tour de France-winnaars. Hoy, Wiggins, Thomas, de Kenny’s. Kortom, een opzienbarend succesverhaal.

Vooral omdat het voor het grootste deel te danken is aan één man, Dave Brailsford, die het volgende eenvoudige idee had: splits alle elementen van het wielrennen op, verbeter elk onderdeel met slechts 1% en voeg ze daarna weer allemaal samen, dan zie je een enorme verbetering van het geheel.

Dit bleek een uitstekende theorie te zijn.

Kunnen we dezelfde methode ook toepassen op zakelijke productiviteit en de resultaten afzetten tegen de inzet van tijd, energie en middelen? Ja, dat kan, maar is wel veel lastiger. Bijvoorbeeld omdat er meer onderdelen en mensen bij betrokken zijn.

Maar er is een onderdeel waar duidelijk ruimte is voor onmiddellijke verbetering: het voorwiel van de productiviteitsfiets, oftewel de werkplek. Als je het slim aanpakt, valt hier snel veel te winnen.

Als je werkplek bijvoorbeeld ‘een belemmering vormt voor je bedoelingen’, veroorzaak je zelf mechanische problemen zonder dat je het doorhebt. Dat zegt gedragswetenschapper Anja Jamrozik in een recent interview met Fast Company. Anja is adviseur bij Breather, een aanbieder van flexibele werkplekken.

“De werkplek is een ondergewaardeerde factor”, zegt ze. “Iedereen merkt het als een collega erg ‘aanwezig’ is, maar we beseffen niet hoezeer ons dit kan beïnvloeden op de langere termijn, zoals een dag, een week of een jaar.”

Dergelijke schijnbaar onbelangrijke dingen kunnen van invloed zijn op de werkplek en daarmee op je tevredenheid, stemming, prestaties en productiviteit, legt Jamrozik uit. Hoewel bepaalde elementen onveranderbaar lijken, kan in feite bijna alles worden veranderd, zelfs in een kleine ruimte.

Er zijn twee dingen die je nu al kunt doen.

Ten eerste, stem je ruimte af op je taak. Wat voor taken voer je uit? Ondersteunt je werkplek deze taken of worden ze er juist lastiger door?

“Denk aan je omgeving thuis”, zegt Jamrozik. “Je ontvangt geen bezoek in de ruimte waar je ook de was doet.” Op kantoor is dat ook zo.

Ten tweede, houd comfort in gedachten. Het is een feit dat mensen beter presteren wanneer ze zich comfortabel voelen en verschillende basisvoorwaarden (temperatuur, verlichting, zelfs inrichting en planten) kunnen hierop van invloed zijn. (Een onderzoek in het Journal of Experimental Psychology wees uit dat de productiviteit van werknemers met 15% kan toenemen door de aanwezigheid van planten!)

Ook flexplekken hebben impact op de mate waarin de werkplek aan persoonlijke voorkeuren kan worden aangepast. Maar dat hoeft niet per se een probleem te zijn, zegt Jamrozik. Door iets eenvoudigs als meubilair (een bureau of stoel die hoger of lager kan worden gezet) kan het al voelen of je je eigen werkplek hebt, in plaats van alleen een stoel aan een tafel.

Tot slot is er de onvermijdelijke rommel. Het is verrassend in hoeverre stapels papier, de sporen van een week werk, kluwens kabels en grote onhandige workstations van invloed zijn op de productiviteit. En die invloed verschilt van persoon tot persoon.

Hoewel extraverte mensen de voorkeur geven aan meer visuele prikkels op hun werkplek, werken introverte mensen liever in een kalere omgeving, legt Jamrozik uit. Dit verschilt dus per persoon.

Hoe dan ook, technologie is van groot belang. Vooral omdat de technologie voor thuis en op kantoor steeds meer samenkomt en omdat de IT steeds meer wordt gestuurd door consumentengedrag. Het zou natuurlijk ideaal zijn om de marketingdatabase net zo snel en gemakkelijk te kunnen raadplegen als dat we Alexa vragen om de keukenlamp aan te doen.

In deze ontwikkeling is een belangrijke rol weggelegd voor bijvoorbeeld all-in-one-ecosysteemcomputers. Dergelijke systemen, zoals de Tiny Eco-reeks van Lenovo, combineren extra ruimte, gebruiksgemak en veelzijdigheid met veel processorkracht en betrouwbaarheid, en zijn daarmee de belichaming van het ideaal van Brailsford: honderd kleine verbeteringen die samen een groot verschil maken.

Ben je klaar voor de rit?

Meer informatie over aanpassing van je werkplek en de Lenovo Tiny Eco-reeks vind je hier>>

 

 

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.