Automatisering benutten om tijd terug te geven aan je team

Think Progress-team

21/09/2017

In onze serie blogs over automatisering op de werkvloer zijn al diverse grote ideeën aan de orde geweest. We hebben gezien waarom het de logische volgende stap is na digitalisering, waarom het goed is voor de werkgelegenheid en hoe het mensen inspireert om de strijd met robots aan te gaan op hun eigen terrein. Maar hoe zit het met de kleinere ideeën – de ideeën die makkelijker direct kunnen worden toegepast?

Je bedrijf hoeft niet te wachten op de komst van denkende machines die de Turing-test hebben doorstaan om de automatiseringsevolutie in gang te zetten. Het doel van automatisering is het besparen van tijd, het verlagen van de kosten en het verhogen van de productiviteit. Er zijn diverse apps, services en processen die je IT-team kan implementeren om dat te bereiken.

Voor alledaagse taken

Voor veel mensen die werken bij een middelgroot bedrijf is de e-mailclient de universele toepassing om te communiceren en organiseren. Voor de IT-afdeling betekent dit een relatief simpele klus in termen van beheer en budget, en voor werknemers is het prettig om te werken met een zeer vertrouwde en dagelijks gebruikte tool.

Maar als je uren of dagen moet wachten op het antwoord op een e-mail, of erachter komt dat je drie vergaderingen tegelijk hebt gepland, valt het werk stil.

Dat is de reden waarom apps als Slack en Trello zo veel aan populariteit winnen onder middelgrote ondernemingen. Deze apps hebben in eerste instantie naam gemaakt door innovatieve start-ups, en ze worden nu ontdekt door de innovatief denkende Manager Informatisering en automatisering.

Slack is een intuïtief platform voor instant messaging dat de communicatie binnen en tussen teams stroomlijnt. Conversaties worden weergegeven als threads binnen kanalen die aan een bepaald onderwerp zijn gewijd – ‘Marketing’, ‘Design’, ‘Algemee’ enzovoort – en kunnen worden bekeken door iedereen die toegang heeft. Dit helpt conversaties transparant te maken, zodat iemand kan zien hoe een bepaalde beslissing tot stand is gekomen, of waar de groep bijeenkomt voor een drankje na het werk.

Trello is een hulpmiddel voor samenwerking. Het is een visuele tool waarmee je de prioriteit kunt bepalen van verschillende taken; iedereen kan zien wat er gaande is en wat er moet worden gedaan. Een projectmanager of team maakt een bord, voegt kaarten toe met details, en verplaatst dit vervolgens van ‘Open’ naar ‘Voltooid’.

Beide apps hebben een basispakket dat gratis te gebruiken is.

Voor meer tijdrovende activiteiten

Technologie voor Customer Relationship Management (CRM) is cruciaal, wat voor bedrijf je ook hebt. CRM is buitengewoon complex en omvat de verzameling en analyse van klantgegevens om gerichte marketingcampagnes te kunnen uitvoeren. Salesforce is een suite van krachtige tools die je digitale voetafdruk zal versterken. Salesforce kan naadloos worden geïntegreerd met andere zakelijke apps dankzij AppExchange, een breed assortiment van API’s.

IFTTT is een van de nuttigste automatiseringstools die er zijn. Hiermee kunt je aangepaste tools maken om bijvoorbeeld contactgegevens te zoeken en registreren. IFTTT is perfect voor handelingen die herhaaldelijk moeten worden uitgevoerd. Je kunt specifieke acties automatisch laten uitvoeren, zodat je team creatievere dingen kan doen.

Voor strategische taken

Hoe kun je de groei van je middelgrote bedrijf daadwerkelijk versnellen? Eén manier om dat te doen is via Robotic Process Automation (RPA). Dit is een sterk uitvergrote versie van het IFTTT-principe: herhaalde routinetaken worden snel en foutloos afgehandeld. Dit bevrijdt je teamleden van de meer werktuiglijke taken, zodat ze zich kunnen richten op besluitvorming en strategiebepaling.

In een reeks onderzoeken uitgevoerd door de London School of Economics, merkt Professor Leslie Willocks op dat met het gebruik van RPA – om “de robot uit de mens te halen” – bedrijven alleen al in het eerste jaar een rendement van tot 200 procent kunnen behalen.

Het is duidelijk dat middelgrote bedrijven geen robotwerkers in dienst hoeven te nemen om winstgevender te worden. Door routinetaken te automatiseren, wordt je bedrijf mogelijk zelfs een prettigere werkomgeving.

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.