De uitdagingen van een cultuur met software on-demand

Clare Hopping

04/01/2018

Als werknemers zelf hun toepassingen mogen installeren, kan dat de motivatie ten goede komen, maar het kan problematisch zijn voor de IT-afdeling.

De dagen dat werknemers moesten wachten tot de IT-afdeling toepassingen had geïnstalleerd voor gebruik in een bedrijfsomgeving, zijn voorbij. Met flexibele contracten voor cloudservices, inclusief platforms voor opslag en samenwerking, sociale netwerken en meer, kan iedereen zich eenvoudig bij een goedkope service aanmelden met de bedrijfsreferenties.

Door het gebruik van toepassingen die een werknemer het liefst gebruikt voor zijn werk, kunnen zijn productiviteit en motivatie toenemen, maar deze Shadow IT heeft invloed op bedrijven, vooral door de extra druk die dit IT-afdelingen oplegt.

Gebrek aan consistentie

Als iedereen in een organisatie zelf kiest welke software of toepassingen hij wil gebruiken, leidt dit tot weinig consistentie in organisaties en kunnen werknemers moeilijk samenwerken en communiceren met hun collega’s of zelfs met klanten.

Als een werknemer bijvoorbeeld Dropbox gebruikt om grote bestanden te delen en iemand anders Google Drive gebruikt, kunnen zij wijzigingen op beide platforms niet in realtime zien. En als zowel Slack als Skype worden gebruikt om te chatten, kunnen niet alle werknemers gebruikmaken van de functie voor het delen van bestanden.

Beveiligingsproblemen

Wanneer een IT-afdeling niet weet welke toepassingen er worden gebruikt, kunnen ze deze toepassingen of de gegevens die via het netwerk worden gedeeld, niet bewaken. Door onbewaakte toepassingen en gegevens kan het bedrijfsnetwerk kwetsbaar zijn voor aanvallen en kunnen gegevens onbeveiligd zijn, zodat ze kunnen worden gestolen en verspreid via het dark web.

Het is onwaarschijnlijk dat consumentenservices zijn versleuteld volgens normen die in bedrijven gelden en bovendien gebruiken werknemers mogelijk dezelfde gebruikersnamen en wachtwoorden voor verschillende bedrijfsservices in plaats van verschillende aanmeldingsgegevens voor elke service. Als deze informatie in verkeerde handen valt, kan het gebeuren dat criminelen toegang krijgen tot vertrouwelijke gegevens van het bedrijf of van klanten.

Technische problemen

Toepassingen die niet door IT zijn geïmplementeerd, kunnen ook allerlei technische problemen veroorzaken: bestanden die per ongeluk op een computer worden geïnstalleerd, kunnen malware bevatten of een update wordt bijvoorbeeld niet ondersteund door het besturingssysteem van een apparaat.

Het oplossen van deze problemen legt extra druk op de IT-afdeling die zich zou moeten concentreren op innovatie en strategie in plaats van het oplossen van technische problemen met computers van gebruikers.

Wat is de oplossing?

Om deze problemen te voorkomen, is het belangrijk om met alle werknemers te bespreken welke toepassingen het nuttigst zijn voor bepaalde taken. Door te blijven communiceren is het onwaarschijnlijk dat personeel achter uw rug om toepassingen gaat installeren die ze willen gebruiken.

Biedt training aan aan degenen die niet erg enthousiast zijn over het gebruik van nieuwe technologieën om te laten zien wat de voordelen zijn en breng al het personeel op de hoogte van de gevaren van het gebruik van onbewaakte toepassingen en van het gebruik van dezelfde gebruikersnamen en wachtwoord die ze voor toepassingen buiten het netwerk gebruiken. Niet alleen bedrijfsgegevens lopen gevaar, maar ook hun persoonlijke gegevens.

Hoewel de problemen van Shadow IT waarschijnlijk niet helemaal verdwijnen, is het essentieel om op de hoogte te blijven van de huidige trends. Communicatie met het personeel is van het grootse belang om ervoor te zorgen dat wanneer zij besluiten toepassingen te gebruiken die niet worden bewaakt door de IT-afdeling, ze dat zo veilig mogelijk doen.

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.