Checklist voor BYOD: hoe implementeer je een ‘bring your own device’-beleid?

Joe Svetlik

08/08/2017

Overweeg je een BYOD-beleid (Bring Your Own Device) op het werk te implementeren? Dit moet je allemaal weten voor je eraan begint.

Voordelen van persoonlijke apparatuur

Een BYOD-beleid heeft vele voordelen. Vaak is het uiteindelijk goedkoper voor ondernemingen, omdat ze geen bedrijfssmartphones en/of -laptops hoeven te kopen voor hun werknemers. Daarnaast kan het de productiviteit verhogen, aangezien werknemers al weten hoe ze hun eigen apparaten moeten gebruiken.

BYOD biedt medewerkers meer flexibiliteit, omdat ze niet meer gebonden zijn aan de gebruikelijke regels voor het gebruik van bedrijfseigendommen. Het betekent ook dat ze niet meer met zowel persoonlijke als werkapparaten hoeven rond te sjouwen, wat het leven makkelijker maakt.

Geen wonder dat werknemers ermee weglopen. Sinds er bij Cisco een BYOD-beleid werd ingevoerd en online hulpbronnen werden aangeboden, is de tevredenheid van werknemers met 28 procent toegenomen. En blije werkers zijn harde werkers, zoals je weet.

Er zijn ook risico’s

Het is niet allemaal rozengeur en maneschijn. BYOD heeft ook nadelen, en daarom is het van groot belang dat je organisatie zich er terdege op voorbereidt.

Het kan duur uitpakken voor werknemers, omdat zij verantwoordelijk zijn voor geschikte apparatuur. Er kunnen ook onoverbrugbare verschillen zijn tussen apparaten, die allemaal op basis van de individuele voorkeuren van werknemers zijn aangeschaft en niet op basis van het bedrijfsbeleid. Ook bestaat het risico dat niet alle werknemers de meest actuele beveiligingsmaatregelen hebben geïmplementeerd op hun apparaten, wat riskant is voor de beveiliging van het bedrijf.

Al deze nadelen kunnen worden opgelost met een CYOD-beleid (Choose Your Own Device), dat de meeste voordelen van BYOD combineert met extra beveiligingsmaatregelen.

Als je BYOD wilt invoeren, hoe zorg je dan dat je organisatie deze mogelijke nadelen aanpakt?

Waar je rekening mee moet houden

Eén optie is om een lijst met goedgekeurde apparaten op te stellen, zodat je weet wat je werknemers gebruiken om toegang tot je netwerk te krijgen. Echter, dit kan werknemers zonder het juiste apparaat tegen de haren instrijken en misschien zijn ze niet bereid een geschikt apparaat aan te schaffen. Het is de moeite waard om vooraf te onderzoeken welke apparaten je werknemers gebruiken, en of ze bereid zouden zijn een ander apparaat te kopen om te voldoen aan een BYOD-beleid. Misschien zijn ze wel bereid te upgraden als het bedrijf bijdraagt in de kosten.

Het kan ook nuttig zijn een lijst met goedgekeurde apps op te stellen. (Sommige organisaties hebben zelfs een BYOA-beleid (Bring Your Own Application).) Alleen personen met een ondoordringbare apparaatbeveiliging mogen op je netwerk. Als je dit vooraf aan je werknemers duidelijk maakt, kun je eventuele problemen later voorkomen.

Laat werknemers weten wat ze aan technische ondersteuning kunnen verwachten van de organisatie. Daardoor geef je ze niet alleen het vertrouwen dat ze veilig kunnen werken, maar laat je ook zien dat het beleid niet alleen als bezuinigingsmaatregel wordt ingevoerd.

Denk ook aan andere beveiligingsmogelijkheden, zoals verificatie in twee stappen en de mogelijkheid om apparaten op afstand te wissen in geval van verlies of diefstal. Met een virtueel bureaublad kunnen werknemers verbinding maken met het bedrijfsnetwerk, waarbij applicaties op de server van het bedrijf draaien. Het goede aan een virtueel bureaublad is dat er geen data van de bedrijfsserver naar het apparaat worden overgezet, waardoor gevoelige informatie over de onderneming minder gemakkelijk in verkeerde handen kan vallen.

Je houdt je bedrijfsgegevens ook veilig door ervoor te zorgen dat de apparaten van je werknemers de dataversleutelingsstrategie van het bedrijf ondersteunen.

Infrastructurele behoeften

Je moet heel goed naar de wifi-infrastructuur van je onderneming kijken om te zien of die verbeterd moet worden. Wifi-gebruik zal alleen maar toenemen, dus het is de moeite waard om je locatie toekomstbestendig te maken.

Versleuteling, bruikbare inzichten en flexibiliteit in alle soorten apparaten (smartphones, tablets, laptops en desktopcomputers) zijn een must voor elk zakelijk wifi-netwerk. Het installeren van toegangspunten door het hele gebouw zorgt voor meer bereik.

Zonder een gestandaardiseerde aanpak zullen werknemers allemaal op een ander mobiel netwerk zitten, dus je moet zorgen dat iedereen op locatie goed bereik heeft. Dit kan met small cell-technologie. Als dat niet werkt, kun je werknemers aanmoedigen VOIP te gebruiken als communicatiemiddel. Uiteraard kost VOIP extra bandbreedte, wat nog een reden is om je wifi robuust en snel genoeg te maken.

BYOD biedt bedrijven veel voordelen, maar er zijn ook nadelen. Door je bedrijf goed voor te bereiden, kun je eventuele negatieve effecten tegengaan. Zou houd je het personeel tevreden en je bedrijf bloeiend.

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.