Digitalisering: onmisbaar in een flexibele werkplekstrategie

Phil Muncaster

01/06/2016

Het laatste jaar werkten er in het Verenigd Koninkrijk bijna twee miljoen freelancers, een toename van 36% sinds 2008. We moeten ons realiseren dat deze groei van de laatste jaren deels een reactie is op de inflexibele werkpraktijken van werkgevers. Hoe kunnen digitale technologieën helpen bij de aanpak van dit probleem?

Tegenwoordig is de kans veel kleiner dan zelfs maar vijf jaar geleden dat  werknemers de status quo accepteren. Ze hebben trouwens al sinds 2014 het wettelijke recht om te vragen om flexibele werktijden. Een werkgever kan zo’n verzoek op zakelijke gronden afwijzen, maar zou daarmee de plank misslaan.

De ontwikkeling van een nieuwe strategie voor een flexibelere verdeling tussen werk en privé draait niet alleen om je werknemers. Het kan je bedrijf ook productiever maken. Daarbij zal gelukkiger, gezonder en gemotiveerder personeel zorgen voor een betere relatie met de klant en, uiteindelijk, voor betere bedrijfsresultaten.

Lees hier hoe digitalisering deze nieuwe aanpak kan ondersteunen.

1) Evalueer de huidige strategie

Maak om te beginnen een inventarisatie van wat er al is. Wat werkt en wat werkt niet? Vraag werknemers om feedback en wees niet beledigd door hun reacties. Zonder eerlijkheid in dit stadium bereik je niets.

2) Bepaal je doelen

Wat wil je bereiken met dit nieuwe programma? Er zijn veel verschillende modellen voor flexibeler werken: van duobanen, een jaarurensysteem en ploegendiensten tot variabele werktijden, thuis en mobiel werken, hotdesking en meer. Wat wil je: een concrete toename van de productiviteit of liever minder afwezigheid? Als je je doelen hebt bepaald, kun je veel beter het succes of effect van het initiatief meten.

3) Tijd om de handen uit de mouwen te steken

Dit is het belangrijke gedeelte waarin digitale transformatie centraal moet staan. Bij de ontwikkeling van je strategie moet je onder meer aandacht besteden aan de juiste workflow-toepassingen, zodat je personeel slimmer en effectiever kan werken. Bovendien betekent digitalisering dat werknemers buiten kantoor net zo productief kunnen zijn als op kantoor, mits zij zijn aangemeld bij dezelfde cloudgebaseerde systemen en makkelijk hun werkpatronen kunnen laten registreren voor HR.

Ook tools voor procesautomatisering kunnen de efficiëntie verbeteren en bij de overstap naar flexibelere werkpraktijken de kosten laag houden: daarmee houdt het personeel tijd over voor taken die veel opleveren.

Maar het belangrijkst is misschien wel dat je je werknemers de tools biedt die zij nodig hebben om overal te kunnen werken. Het gaat dan onder meer om toegang tot mobiele apparaten om te bellen en te internetten, een e-mailaccount en toegang tot alle relevante webtoepassingen van het bedrijf. Zoek voordat je een apparaat kiest goed uit welke functies nodig zijn en denk na over een beheerplatform voor mobiele apparaten, om er zeker van te zijn dat ze veilig worden gebruikt.

 4) Controleren en bewaken

Vertel je werknemers uitgebreid over de voordelen van nieuwe flexibele werkinitiatieven, zodat ze gemotiveerd worden om eraan deel te nemen. Bewaak ook de voortgang van elk nieuw beleid. Het werkgeversadviesbureau ACAS adviseert dit te doen aan de hand van feedback van werknemers, maar ook door absentieniveaus, de betrokkenheid van personeel en acceptatie van flexibel werken te bewaken.

De tijden veranderen. Misschien accepteert je huidige personeel morrend het normale strakke negen-tot-vijfritme, maar de volgende generatie zal dat niet zo snel doen. Een investering in nieuwe tools en een flexibelere verdeling tussen werk en privé houdt je bedrijf op het juiste spoor en zorgt dat de slimste en beste jonge talenten voor jou willen werken – lees in onze online eBook-reeks over de uitdagingen en kansen voor organisaties van de 21e eeuw hoe jouw bedrijf zijn concurrentiepositie kan behouden.

 

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.