Zo verlaag je je IT-kosten

Joe Svetlik

12/12/2017

Door een ondoordachte keuze van apparaten, gekoppeld aan personeel met onvoldoende kennis op digitaal gebied en een IT-afdeling die niet strikt genoeg is, kunnen de IT-kosten enorm uit de hand lopen. Gelukkig kunnen deze kosten met een paar eenvoudige stappen weer omlaag worden gebracht.

Te veel apparaten bederven de brij

IT is een kostbare zaak. De verwachting is dat de wereldwijde uitgaven aan IT aan het eind van dit jaar een bedrag van $ 3,5 biljoen (€ 2,98 biljoen) zullen bedragen – een toename van 2,9 procent ten opzichte van het voorgaande jaar. Maar wie ooit in een middelgrote of grote onderneming heeft gewerkt, weet dat veel van deze uitgaven onnodig zijn.

Het probleem heeft grotendeels te maken met de compatibiliteit van apparaten. Als een bedrijf apparaten koopt bij veel verschillende leveranciers, zijn verschillende poorten en software nodig. En het kan een nachtmerrie zijn om de apparaten te laten samenwerken.

“Als iedereen verschillende apparaten gebruikt, is de IT-afdeling gedwongen een voorraad aan te leggen van allerlei verschillende kabels, adapters en dongles,” aldus Graham Thomas, Senior Technologist bij Lenovo. “In veel organisaties waarmee ik heb gewerkt, zag ik dat verschillende aansluitingen waren aangebracht op de kabels die uit de projector kwamen om de projector compatibel te maken met al die verschillende apparaten.”

Dit ziet er niet alleen lelijk en onprofessioneel uit, maar legt ook onnodige druk op de IT-afdeling. “Adapters raken zoek,” aldus Thomas. “Hierdoor is IT genoodzaakt een voorraad van reserveonderdelen aan te leggen en dit leidt weer tot hogere kosten. Vaak gaat IT daardoor meer fungeren als een veredeld magazijn dan als een IT-afdeling.”

Extra werk

Het probleem is al groot genoeg als je met één kantoor werkt. Maar als je meerdere kantoren hebt in één land, of verspreid over Europa of de hele wereld, “krijg je het gevoel dat je in de supplychain-industrie werkt,” zegt Thomas.

“Je moet uitrekenen hoeveel vervangende adapters, voedingseenheden en videoverbindingen van elk type je in elk kantoor op voorraad moet hebben, en wanneer je weer nieuwe moet bestellen,” vervolgt hij. “Het lijkt misschien niet veel, maar iemand moet het doen. Iemand die zijn of haar tijd veel beter voor andere dingen kan gebruiken.”

Gemeenschappelijkheid is de sleutel. Wie alles aanschaft bij één leverancier kan er zeker van zijn dat alle apparaten onderling compatibel zijn. Maar als bedrijven erop staan dat producten worden ingekocht bij meerdere leveranciers – en sommige doen dat – moeten ze zich ervan verzekeren dat de geselecteerde apparaten compatibel zijn.

Het belang van een goede garantie

“Een andere manier om kosten te besparen, is om machines aan te schaffen met een behoorlijke garantie,” aldus Thomas. “Voor zakelijke apparaten moet je eigenlijk een driejarige ‘next-business-day on-site’-garantie hebben.” Als je met minder genoegen neemt, moet je zelf een voorraad onderdelen aanleggen voor werknemers die zonder werkend apparaat komen te zitten. Of op de koop toe nemen dat ze duimen zitten te draaien totdat hun apparaat is gerepareerd.

“Deze kosten worden niet gemeten en kunnen flink oplopen. Maar met een beetje planning kunnen ze worden vermeden.”

Schaduw-IT

Een ander probleem dat wordt veroorzaakt door een ondoordachte selectie van apparaten is Schaduw-IT, waarbij werknemers apparaten of software gebruiken zonder voorafgaande goedkeuring door het management. Ook dit kan duur uitpakken. “Dat betekent dat ze mogelijk veel te veel werktijd besteden aan hun pogingen om zakelijke e-mails op hun eigen laptop te ontvangen, omdat ze hun werklaptop niet prettig vinden,” voegt Thomas toe. “Of ze gaan zelf apparaten kopen en deze vervolgens declareren.”

Een bedrijf kan ook worden geconfronteerd met kosten in de vorm van hoge boetes op grond van de Algemene Verordening Gegevensbeveiliging (AVG) als de laptop van een werknemer wordt gestolen en inbreuk wordt gemaakt op bedrijfsgegevens. Maar dit is geen probleem als ze een goed beveiligde machine gebruiken die door het bedrijf is verstrekt.

Voorlichting is essentieel. Als werknemers moeite hebben met de functionaliteit van hun apparaat, hangen ze voortdurend aan de telefoon met de helpdesk. Hierdoor heeft de IT-afdeling minder tijd voor andere taken, wat mogelijk ten koste gaat van nevenprojecten of aandacht voor taken met betrekking tot carrièreontwikkeling.

“Hoewel de helpdesk een onvermijdelijke overhead is, zijn de kosten voor het bedrijf hoger wanneer de telefoon gaat dan wanneer hij niet gaat,” aldus Thomas. “Je kunt dit vermijden door apparaten te kiezen die intuïtief in gebruik zijn. Onze Lenovo-machines zijn voorzien van softwaretools die de gebruiker in staat stellen zelf een oplossing te vinden als ze een probleem hebben.”

Kleine veranderingen kunnen grote verschillen in de IT-kosten opleveren. Met een beetje planning en de juiste apparaten is het mogelijk kosten te besparen en de bottomline te verbeteren.

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.