Zet ‘best practice’ de handrem op innovatie?

Rob Livingstone

23/09/2016

Hoewel bedrijven zich veel moeite getroosten om kaders voor de IT- en bedrijfsbestuurskaders vast te leggen op basis van ‘best practice’, is de realiteit dat deze benadering allesbehalve ‘best’ kan zijn voor een organisatie die te maken krijgt met snelle en disruptieve veranderingen.

Bestuurskaders voor organisaties op basis van best practice bestaan voor vrijwel elk onderdeel van de onderneming. Deze beslaan diverse vlakken, zoals bedrijfsbestuur, dagelijkse bedrijfsvoering, personeelszaken, informatietechnologie, compliance, inkoop, risico, verkoop en beveiliging, om een paar voorbeelden noemen. En wat gisteren heeft gewerkt voor andere organisaties, hoeft morgen niet het beste te zijn voor jouw bedrijf.

Wat bepaalt of iets een ‘best practice’ is?

Best practice wordt gedefinieerd als: “Zakelijke of professionele procedures die geaccepteerd zijn of beschreven worden als juist of het meest effectief.”

In een omgeving die relatief voorspelbaar is, is een geaccepteerde best practice meestal vrij logisch. Die werkt immers ook op andere plekken en het wiel opnieuw uitvinden is zowel risicovol als mogelijk duur.

Bijvoorbeeld: de luchtverkeerscontrole bij jou in de buurt werkt in een omgeving die relatief immuun is voor snelle en disruptieve veranderingen. Deze functioneert binnen een sterk ontwikkeld en goed gevestigd bestuurskader dat gebaseerd is op best practice. Vanwege de hoge faalkosten beoordelen luchthavens heel nauwkeurig de mogelijkheden om bewezen best practices te verfijnen en aan te passen, voor ze die overnemen.

Als je bedrijf de keuze heeft in het ontwerp en de functionering van de IT- en bedrijfsbestuurskaders, dan moet je de aanname testen dat succes automatisch voortvloeit uit het toepassen van best practice.

Organisaties die de implementatie van best practices uit de branche doorlopend uitdagen en aanpassen, behouden de relevantie van hun toegepaste best practices in de context van hun bedrijf. Om dit te illustreren heeft het Duitse chemiebedrijf Degussa middels een geformaliseerde ‘practice-gemeenschap’, bestaande uit ongeveer 50 managers, gezamenlijk de best practice-projectmanagementtools en -methodes uitgedaagd. Dit heeft geleid tot gemeten verbeteringen op basis van bepaalde zakelijke criteria.

Als innovatie en disruptie best practice elkaar treffen: wie wint er dan?

Geaccepteerde best practice is mogelijk niet langer geschikt voor bedrijven die te maken hebben met het tempo van technologische disruptie.

Als je bedrijf te maken heeft met een disruptieve concurrent die doorlopend aan het veranderen en innoveren is, kan het vasthouden aan best practice ervoor zorgen dat je niet zo flexibel en snel kunt reageren als eigenlijk nodig is. Dit komt deels doordat de context die verantwoordelijk is voor jouw best practice verschilt van je huidige omstandigheden.

Aan de andere kant, als jouw bedrijf disruptief bezig is, is het waarschijnlijk uitgestegen boven de concurrenten die nog vastzitten aan de heersende bestuursmodellen.

De realiteit is dat zowel snelle verandering als innovatie een uitdaging is voor de bedrijfswaarde van bestuursmodellen die gebaseerd zijn op wat gisteren werkte.

Om dit punt te illustreren: voor taxibedrijven heeft het weinig zin om de best practice van de branche te volgen als ze worden geconfronteerd met disruptieve nieuwkomers als Uber.

En hoe zit het met de best practice rondom IT governance?

IT vormt het middelpunt van de meeste (zo niet alle) aspecten van veel organisaties. Alle aannames met betrekking tot de samenhang tussen IT- en bedrijfsbestuur moeten zorgvuldig en per geval bekeken worden. Het zou gevaarlijk zijn om aan te nemen dat IT governance los staat van de dagelijkse bedrijfsvoering.

Bedrijven die afhankelijk zijn van IT, maar niet letten op de functie, zouden het rapport over de Britse Co-operative Group en het kapitaaltekort van 1,5 miljard Britse pond dat zij in juni 2013 aankondigden eens moeten lezen. Het is interessant leesvoer voor iedereen die belangstelling heeft in de rol die bedrijfsbestuur, disruptie en de CIO spelen in het voldoen aan zakelijke verwachtingen rondom IT.

Verdergaan dan de uitlijning van bedrijfs- en IT-bestuurskaders

Organisaties die een geïntegreerd en aanpasbaar bestuursmodel implementeren voor zowel IT als het bedrijf, zullen beter uitgerust zijn om met hun branche mee te innoveren en te ontwikkelen.

Aan de andere kant: organisaties die vasthouden aan gescheiden bedrijfs- en IT-bestuurskaders, op basis van hun respectievelijke best practices, kunnen hun vermogen om te groeien wel eens ernstig beperken, zeker nu er sprake is van heftige concurrentie en snelle veranderingen, zo meldt een onderzoek in The European Management Journal, ‘Why communities of practice succeed and why they fail’.

De auteurs onderzochten best practice binnen 57 grote Europese en Amerikaanse bedrijven, waaronder Siemens, Oracle, IBM, Daimler, Mitsubishi, Mazda, de World Bank en CERN. Ze ontdekten dat het vasthouden aan de starheid van competenties langs functionele lijnen een van de vijf belangrijkste redenen is waarom het toepassen van best practice faalt.

Organisaties die serieus aan de slag willen met het toepassen van aanpasbare best practices, moeten de overstap maken naar een geïntegreerd IT- en bedrijfsbestuurskader.

Daarom moeten bedrijven IT niet langer zien als kostenplaats die ondergeschikt is aan de behoeften van het bedrijf. Deze organisaties moeten IT behandelen als een waardevolle aanjager van innovatie en iets wat zorgt voor een veerkrachtige organisatie.

Dit vraagt om een bepaalde mate van samenwerking onder collega’s, tussen belangrijke besluitnemers binnen het bedrijf en binnen de IT, op alle niveaus; en dit alles binnen een flexibel bestuurskader. Dat is pas een krachtige succesformule.

Lees in onze online eBook-reeks over de uitdagingen en kansen voor organisaties van de 21e eeuw hoe jouw bedrijf zijn concurrentiepositie kan behouden.

Dit bericht verscheen oorspronkelijk op ThinkFWD.

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.