Sociale samenwerkingstools: ramp of zegen?

Gina Jones

15/04/2016

Sociale samenwerkingstools beloven de productiviteit te vergroten en de noodzaak van eindeloze vergaderingen en e-mails te beperken. Maar je hoort ook dat ze waardevolle bedrijfstijd opslokken en meer ruis op de werkplek veroorzaken.

De introductie van Facebook at Work is de nieuwste in een reeks gebeurtenissen die laten zien dat sociale samenwerkingstools op de werkplek groot nieuws zijn. Steeds meer bedrijven stappen over op dit soort tools om hun interne communicatie te verbeteren: eind 2015 waren er twee miljoen actieve dagelijkse Slack-gebruikers, met 570.000 betaalde accounts, terwijl de teller voor Yammer op acht miljoen stond.

Uit een McKinsey-rapport van 2012 bleek dat kantoorwerkers gemiddeld 28 uur per week besteden aan e-mails schrijven, informatie zoeken en intern samenwerken – ze waren dus meer dan een halve werkweek kwijt aan communicatie met anderen in plaats van het werk waarvoor ze waren aangenomen. Neemt deze tijdsduur nu af door sociale samenwerkingstools of juist niet?

In een recente enquête van Slack gaf 62,4% van de gebruikers aan dat ze met deze tools makkelijker informatie vonden, terwijl uit een onderzoek van Yammer bleek dat 58% van de mensen dagelijks een uur kwijt is met informatie opzoeken: deze tijd kunnen ze nu besparen door samen te werken. We vroegen een paar bedrijfseigenaren naar hun ervaringen met het gebruik van sociale samenwerkingstools. Dit zeiden ze…

VOORDELEN

Deze tools overbruggen geografische afstanden

Suzanne Holland, Britse landenmanager voor technologiebedrijf Testbirds, zegt: ‘We zijn een decentraal bedrijf met collega’s in verschillende landen. Chat-apps maken onze bedrijfsvoering een stuk makkelijker. Bovendien maken ze ons slagvaardiger en kunnen we snel reageren op vragen van onze klanten.’

Directheid

Tom Jarvis, managing director van The Wilderness Agency ‒ gespecialiseerd in brandactivation ‒ zegt: ‘Door Slack communiceren we nu anders als team. We sturen geen interne mails meer. Het is een directer, sneller communicatiemiddel.’

Geweldig voor mkb-bedrijven

‘Technologie kan een belangrijke rol spelen bij het effenen van het speelveld voor kleine bedrijven tegenover grotere concurrenten’, aldus Jarvis. ‘Kleine teams hebben nu de tools om hun assortiment net zo te presenteren als grotere concurrenten: ze kunnen ideeën delen, in real time tekst wijzigen of met cloudtechnologieën de finishing touch aanbrengen bij een verkooppitch.’

NADELEN

Te grote afhankelijkheid van één methode

‘Deze technologie kan bijvoorbeeld connectiviteitsproblemen opleveren als het netwerk uitvalt. Je moet dan bellen en dat werkt niet zo goed en biedt ook minder mogelijkheden’, zegt Holland. ‘Je moet naast deze apps beslist ook gewone, langere communicatievormen gebruiken om ervoor te zorgen dat iedereen de boodschap krijgt.’

Behoud van de bedrijfscultuur

Sociale samenwerkingstools zijn geen vervanging voor het cultiveren van een sterke bedrijfscultuur, beweert Julia Streets, oprichter van bedrijfsontwikkelingsspecialist Streets Consulting. ‘Mijn team werkt extern vanuit verschillende landen’, zegt ze. ‘We gebruiken samenwerkingstools om contact te houden, maar we moeten ook een manier vinden om informele communicatie – de gesprekjes bij de koffiemachine – mogelijk te maken. Ook de meest innovatieve technologie kan persoonlijke interactie niet volledig vervangen. En persoonlijk contact blijft af en toe nodig.’

Voor grotere bedrijven kan het moeilijk zijn

‘App-gebaseerde communicatieplatforms zijn niet voor elk bedrijf geschikt en sommige bedrijven, vooral die met een sterke hiërarchie, kunnen het moeilijk hebben met een tool die zo direct werkt, zonder processen en goedkeuringen’, zegt Jarvis. ‘Voor ons als een klein team in een snelgroeiend en flexibel bedrijf, is dit juist een enorm voordeel. Het stelt ons in staat snel te handelen, en dat kunnen sommige grotere concurrenten misschien niet.’

Uiteindelijk is het voor een succesvol gebruik van sociale samenwerkingstools nodig dat je er een duidelijk doel voor hebt, dat je je werknemers traint in effectief gebruik en onthoudt dat het geen vervanging is voor persoonlijke interactie, maar een uitbreiding van de dagelijkse communicatie.

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.