Slimmer dan de gemiddelde werkplek?

Gareth Kershaw

23/01/2019

Als je er goed over nadenkt, is de beste werkplek niet alleen maar een plek waar mensen werken, maar een plek waar mensen het efficiëntst werken. En volgens recent onderzoek leidt een hele reeks factoren tot een fundamentele verschuiving in de perceptie van wat dat inhoudt. Kort gezegd dwingen veranderingen in de werkplekdynamiek ons om ook anders te gaan denken over technologie en HR…

Werkplek, we kennen het woord allemaal. Maar als je er over gaat nadenken, is het ook een beetje een vreemd woord.

 

Waar moet je bijvoorbeeld de nadruk op leggen? Op werk of op plek?

Het klinkt om de een of andere reden ook een beetje ouderwets en autocratisch. Misschien omdat het iets te veel lijkt op het werkhuis uit de 19e eeuw?

Het brengt ook andere ingesleten connotaties met zich mee. Vraag een willekeurig iemand om zich een werkplek voor te stellen en hij of zij ziet waarschijnlijk iets zeer specifieks voor zich. Een kantoor, een winkel, een magazijn of een fabriek.

Maar misschien ook niet. Want als je recent onderzoek mag geloven, veranderen de opvattingen en gewoonten met betrekking tot de werkplek, en ze veranderen sneller dan velen hebben voorspeld.

De voornaamste reden hiervoor lijkt te zijn dat werknemers en hun taken steeds vaker onafhankelijk worden gemaakt van vaste, fysieke locaties. Dit komt voornamelijk door de voortdurende en steeds snellere ontwikkelingen op het gebied van mobiele en samenwerkingstechnologieën.

Een recent onderzoek van kantoorverhuurder IWG wijst bijvoorbeeld uit dat 70% van de werknemers nu minstens één dag per week telewerkt. En 53% werkt al minimaal een halve week op afstand.

Uit een ander onderzoek, gehouden door onderzoeksbureau Global Workplace Analytics en rekruteringsbedrijf FlexJobs, blijkt dat in 2015 3,9 miljoen Amerikaanse werknemers tenminste de helft van de tijd telewerkten. Dit is een stijging van 115% ten opzichte van 2005!

Daarnaast heeft CEBR (Centre for Economics & Business Research) onlangs in opdracht van Lenovo een enquête gehouden onder meer dan 2000 Britse werknemers over werken op locatie en werken op afstand. Het rapport hiervan bevat enkele verrassende onthullingen die suggereren dat de dynamiek van de werkplek ingrijpend aan het veranderen is.

Zo zijn bijna drie van de vijf functies tegenwoordig geschikt voor telewerken. 25% van de mensen zou ervoor kiezen om te telewerken als dat mogelijk zou zijn en ongeveer 25% wil graag vaker vanuit huis werken. Bovendien levert 1 op de 10 werknemers de beste prestaties buiten de standaardkantooruren.

Dit leidt ertoe dat werknemers kritische vragen gaan stellen over de bedrijven waarvoor ze willen werken. Waar moet ik werken? Wanneer moet ik werken? Is dat flexibel? Bestaat negen-tot-vijf niet meer? Leidt dit alles ertoe dat ik andere eisen moet stellen aan een werkgever? En welke eisen stellen ze dan aan mij?

Het rapport bevat ook een aantal praktische aanbevelingen voor organisaties die hun werkwijzen en beleid ten aanzien van de werkplek willen veranderen.

 

Minder reizen = beter presteren
Als reistijd wordt ingeruild voor werktijd, nemen de prestaties aanzienlijk toe.
En aangezien zes van de tien Britse werknemers zouden kunnen telewerken, is de conclusie duidelijk.

 

Luisteren en begrijpen
Prestaties kunnen indirect worden verbeterd door te overleggen met werknemers en te luisteren naar hun wensen en behoeften. Denk aan een betere balans tussen werk en privé en mogelijkheden om te werken op hun eigen ‘piektijden’ in plaats van op standaardkantooruren. Flexibiliteit is essentieel voor het aantrekken en vasthouden van het beste talent.

 

Kwaliteit is belangrijker dan aanwezigheid

Zowel de enquête als de deelnemende bedrijven wijzen erop dat flexibel werken op afstand zeer belangrijk is voor een goede HR-strategie. Hetzelfde geldt voor hun werknemers. Als de prestaties toenemen, doelen worden gehaald en werknemers tevreden zijn, wordt fysieke aanwezigheid bijna irrelevant.
Ontwerpen voor het moderne kantoor

Terwijl specifieke werkruimten steeds minder noodzakelijk zijn, worden samenwerkingsruimten juist steeds belangrijker: ruimten en middelen voor samenwerking, ruimten om te praten en voor workshops.

 

Technologie is doorslaggevend

Als je tijdverspilling wilt terugdringen, is standaardisatie van je IT-omgeving van doorslaggevend belang. Daarnaast is training zeer belangrijk en werknemers noemden dit steeds vaker als een van hun voornaamste prioriteiten voor een werkplek.

 

Vive la différence

Het is ook belangrijk dat organisaties zich bewust zijn van de verschillen binnen hun personeelsbestand. Oudere generaties zijn vaak gevoeliger voor technologische veranderingen, terwijl jongere teamleden meer reageren op opvattingen over ‘presenteïsme’.

 

De boodschap is duidelijk. Wat heb je nodig om slimmer en efficiënter werken op afstand mogelijk te maken? Een slimmer kantoor.

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.