Slimme kantoren zijn straks onmisbaar

Brid-Aine Parnell

29/08/2017

De juiste technologie voor het slimme kantoor kan een enorme positieve uitwerking hebben op de motivatie en het welzijn van werknemers en kan het bedrijf geld besparen. Bovendien ontwikkelt het zich in hoog tempo tot iets waar talentvolle werkers niet buiten kunnen.

Moderne kantoormedewerkers neemt geen genoegen meer met flikkerende tl-verlichting en krappe hokjes om in te werken. Ze willen ruimtes waarin ze kunnen samenwerken, break-outruimtes, oplossingen voor werken op afstand en een kantoor dat voldoet aan hun behoeften – kortom, ze willen een slim kantoor.

Hoewel zitzakken, colamachines en pingpongtafels de kranten haalden als extraatjes die het kantoorleven prettiger moesten maken, geven werknemers de voorkeur aan high-tech oplossingen als technologieën waardoor ze eenvoudig kunnen samenwerken ‒ thuis of op kantoor ‒ en aan een werkomgeving die voorziet in hun behoeften, dankzij het Internet of Things (IoT).

Bedrijfseigenaren hebben eveneens belang bij slimme kantoren. Volgens een onderzoek van British Land, ‘Smart Offices: A 2017 vision for the future’, kan een slimme kantoorruimte het ziekteverzuim onder werknemers verlagen. Naar schatting van het CBI kost ziekteverzuim de economie van het Verenigd Koninkrijk circa £14 miljard per jaar. Slimme gebouwen kunnen daarnaast leiden tot aanzienlijk lagere kosten door middel van bewaking en gedoseerd gebruik van kantoorsystemen, zoals verlichting en verwarming, en een optimale ruimtebenutting in afzonderlijke kantoren of binnen een portfolio van kantoren.

Hoge verwachtingen van werknemers

“Met een slimme werkruimte die productiviteit en innovatie stimuleert, talenten aantrekt en behoudt, is afgestemd op het welzijn van werknemers, het merk en de cultuur onderschrijft, bijdraagt tot kostenbeheersing en minder belastend is voor het milieu, zijn bedrijven in staat enkele urgente en controversiële kwesties op het gebied van vastgoed aan te pakken op een wijze die zo’n 20 jaar geleden nog amper voor te stellen was – toen slimme gebouwen nog werden gezien als iets uit een sciencefictionfilm,” aldus het onderzoek van British Land.

Tot dusver heeft de groei van het IoT zich vooral gericht op de consumentensector, met een toename in het gebruik van slimme huishoudelijke apparaten, wearables en connectiviteit in auto’s. Maar Gartner voorspelt dat in 2020 meer dan 7 miljard ‘verbonden dingen’ zullen worden gebruikt in het bedrijfsleven.

“Tegen 2020 kunnen we verwachten dat de slimme apparaten en wearables die mensen meenemen naar hun werk niet meer hoeven te zoeken naar een slim gebouw om mee te communiceren. De fysieke infrastructuur van het gebouw en datgene wat mensen zelf meenemen of dragen zullen onderdeel zijn van één volledig slim systeem dat allerlei soorten gegevens genereert en verwerkt,” aldus het onderzoek van British Land.

Tot deze verbonden apparaten behoren sensoren en intelligente bedieningssystemen voor kantoorverlichting en -verwarming die de energie-efficiëntie en duurzaamheid verbeteren, de kosten verlagen en ervoor zorgen dat het personeel zich prettiger en gezonder voelt.

Er zij licht

Het lijkt onwaarschijnlijk dat alleen een aanpassing van de verlichting en temperatuurregeling dat allemaal tot stand kan brengen. Maar wie voortdurend in de ijskoude luchtstroom van de airco moet zitten of de hele dag in zijn ogen wrijft onder de tl-verlichting, weet dat gebrek aan comfort op het werk demotiverend kan zijn.

Slimme kantoorbedieningssystemen gaan veel verder dan het wegnemen van ongemakken. Ze zijn erop gericht het natuurlijke dagelijkse ritme van het lichaam te ondersteunen, te voorzien in de behoeften van elke afzonderlijke werknemer en de productiviteit en creativiteit te bevorderen. De kleur van het licht heeft bijvoorbeeld niet alleen een krachtige uitwerking op onze ingebouwde klok, maar kan ook worden gebruikt om ons in de juiste stemming te brengen voor specifieke taken.

De meeste kantoormanagers weten inmiddels dat constante blootstelling aan het blauwe lichtspectrum slecht is voor de productiviteit en kan leiden tot slaapproblemen bij werknemers. Maar de lichtkleur en het kleurgebruik kunnen zelfs een nog groter effect hebben. Een onderzoek in 2017 door onderzoekers van de Universiteit van Hohenheim en de Universiteit van Toegepaste Wetenschappen in het Duitse Ludwigsburg wees uit dat zowel blauwe als rode lichtaccenten in werk- en studieruimtes de creativiteit en motivatie bevorderen.

Uit het onderzoek bleek dat “zowel blauwe als rode lichtaccenten de strategische toenaderingsmotivatie bevorderen, in vergelijking met witte lichtaccenten. Vanwege de versterkte toenaderingsmotivatie werden bovendien de creatieve prestaties indirect verhoogd door kleurrijke lichtaccenten.”

Slimme verlichting en verwarming die de dag en nacht nabootsen, en zelfs de seizoensinvloeden simuleren – bijvoorbeeld door te zorgen dat er in de winter geen al te groot contrast in warmte en licht is met de buitenwereld – kan de tevredenheid en motivatie van werknemers en zelfs hun gezondheid en slaap enorm verbeteren. Maar uit een onderzoek door het Pacific Northwest National Laboratory van het Amerikaanse Ministerie van Energie bleek dat het in zekere mate overdragen van de bediening aan de individuele werknemers ook “een meetbare impact had op de motivatie” en tot een flinke energiebesparing voor het bedrijf leidde.

Sensoren die het regelsysteem van het gebouw laten weten waar personeelsleden zich bevinden, welke ruimtes in gebruik zijn en waar objecten moeten worden schoongemaakt, onderhouden of uitgeschakeld, maken allemaal deel uit van een slim kantoor met IoT-functionaliteit en kunnen leiden tot meetbare kostenbesparingen voor bedrijven. Volgens een onderzoek van Schneider Electric denkt 95 procent van de bedrijven aan het welzijn van hun werknemers en de impact daarvan op de productiviteit bij het bepalen van hun bedrijfs- en vastgoedstrategie.

Werving van toptalent

Er bestaat een meetbaar verband tussen de gezondheid en het welzijn van werknemers en hun productiviteit op het werk. Dit is niet alleen van belang voor bestaande personeelsleden, maar gaat ook een steeds belangrijkere rol spelen bij het aantrekken van nieuwe werknemers.

“Gelet op de toenemende concurrentie bij het werven van toptalent in belangrijke bedrijfssectoren, kunnen slimme gebouwen een doorslaggevende rol spelen bij het aantrekken en behouden van belangrijke werknemers door de ondersteuning van flexibelere werkwijzen en verrijking van de werknemersbeleving,” zo blijkt uit het onderzoek van British Land.

De juiste slimme kantoortechnologie bespaart bedrijven geld dankzij duurzamer energieverbruik en verhoogt de productiviteit en werktevredenheid van werknemers. Dat moge duidelijk zijn, maar veel belangrijker is dat werknemers steeds meer high-tech voorzieningen verwachten. Bedrijven kunnen toptalent kwijtraken als ze die niet bieden

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.