Efficiëntere werkomgevingen door flexibel werken

Joe Svetlik

27/10/2017

Als je werknemers meer vrijheid en flexibiliteit biedt, kan ze dat gelukkiger en productiever maken. En dan blijven ze waarschijnlijk ook langer.

Flexibel werken staat momenteel sterk in de belangstelling. Steeds meer bedrijven omarmen de cultuur van flexibiliteit en hopen zo de successtrategie te emuleren van Google en Facebook, de pioniers van flexibel werken. Maar niet iedereen denkt er zo over; zo schafte Marissa Mayer het thuiswerken af toen ze CEO van Yahoo! werd.

Flexibel werken: vriend of vijand?

Graham Thomas, Senior Technologist bij Lenovo, zegt dat veel werkgevers nog steeds openstaan voor flexibel werken.

“Er zijn bedrijven die er niet meer aan willen, maar dat wil nog niet zeggen dat het voor jouw bedrijf geen zin heeft”, aldus Thomas. “Werknemers proberen productief te zijn en dit in balans te brengen met hun gezinsleven. Bedrijven zoeken naar manieren om dit mogelijk te maken. Sommigen zien het als de logische volgende stap om de balans te vinden tussen werk en privé.”

Volgens Thomas toont onderzoek aan dat het nettoloon van de lagerbetaalde werknemers het meeste lijdt onder de uitgaven aan woon-werkverkeer: “De kosten van het levensonderhoud en vervoer blijven stijgen; flexibel werken is dus een logische oplossing. Je moet er alleen wel op letten dat je het op de juiste manier implementeert en dat het veilig is.”

Het idee vindt veel voorstanders. Volgens PGi ziet 73% van de werknemers in EMEA flexibel werken als “positief en breed geaccepteerd”. Met name in Europa is flexibel werken al in opmars.

De voordelen van flexibiliteit

Zowel de werknemer als de organisatie kan profiteren van flexibel werken.

“Er zijn bedrijven die in de zomervakantie hele gebouwen kunnen sluiten”, zegt Thomas. “Met zoveel mensen op vakantie is het zinnig om alle achterblijvers op één plek te verzamelen. Zo bespaart het bedrijf energiekosten en wordt tegelijkertijd de communicatie binnen de organisatie verbeterd. Omdat iedereen in hetzelfde gebouw zit, kunnen ze makkelijker met elkaar praten.”

Sommige bedrijven passen de indeling en inrichting van hun kantoren aan om de ruimte flexibeler te maken. Werknemers vergaderen misschien liever met een kleine groep in een gemeenschappelijke ruimte dan in een specifiek ingerichte vergaderruimte. En als het personeel alleen naar kantoor komt voor teambijeenkomsten en vergaderingen, hebben ze dan traditionele bureaus en alle parafernalia nodig?

Flexibel werken maakt werknemers bovendien productiever; als ze geen reistijd hebben, kunnen ze vroeger beginnen. En zelfs als ze naar het kantoor moeten komen, kunnen ze vaak onderweg al werken. Dan is de administratie alvast bijgewerkt tegen de tijd dat ze aankomen. Ze kunnen ook meer tijd thuis met het gezin doorbrengen, wat weer goed is voor de balans tussen werk en privé. Het resultaat? Blijere werknemers, die waarschijnlijk langer bij het bedrijf blijven werken.

En andere bedrijven gaan hierin nog verder met een zogeheten ‘work-life blend’, een mix van werk en privé.

Flexibeler worden

Maar wees gewaarschuwd: flexibel werken kun je niet van vandaag op morgen invoeren. Dat zou de werkomgeving ernstig verstoren, waardoor werknemers niet meer weten wat er van hen wordt verwacht.

“Veel hangt af van de cultuur binnen de organisatie”, zegt Thomas. “Als je een cultuur hebt waarin je één uur loon inhoudt als iemand 15 minuten te laat is, kun je je werknemers niet zomaar toestaan om thuis te werken. Als je ze als kinderen behandelt, kun je niet verwachten dat ze zich meteen als modelwerknemers gedragen.”

“Zelfs de locatie speelt hierbij een rol. Een van onze klanten, een groot telecombedrijf, staat flexibel werken alleen toe in bepaalde gebieden. In sommige delen van Groot-Brittannië (en de wereld) hebben ze namelijk een iets andere arbeidscultuur.”

De voorbereiding is cruciaal, en daarbij moeten alle aspecten van het bedrijf betrokken worden. “Je moet praten met facilitair beheer, HR en het personeel zelf”, legt Thomas uit. “Het besluit heeft niet alleen te maken met de IT-afdeling.”

Ga dus een dialoog aan met de werknemers. Laat hen weten hoe het in zijn werk gaat en welke voordelen flexibel werken biedt voor hen en het bedrijf. En heel essentieel: maak duidelijk wat er van hen wordt verwacht.

“Dat heeft bijvoorbeeld een politiekorps in Wales gedaan”, zegt Thomas. “Ze hebben een schriftelijke overeenkomst opgesteld, niet echt een juridisch bindend contract, maar meer een soort ’gentleman’s agreement’. Hierin wordt uitgelegd hoe ze in hun personeel investeren en hoe dat de balans tussen werk en privé ten goede komt. Maar er wordt ook expliciet gezegd dat deze regeling op elk moment kan worden herroepen, en dan zit het personeel weer iedere dag achter het bureau. Ze bieden de wortel aan, maar de stok blijft in de buurt.”

Flexibel werken kan grote voordelen opleveren, voor zowel werknemers als bedrijven. “Het is gewoon een productievere manier van werken”, aldus Thomas. “Het is zeer zeker tweerichtingsverkeer, maar je haalt zo veel meer uit je personeel.”

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.