De werkplek van de toekomst

Clare Hopping

24/07/2017

De werkplek verandert. Steeds meer bedrijven bieden hun werknemers flexibele werktijden door een combinatie van thuiswerken en hotdesking op kantoor. Maar wat betekent dit voor de kantooromgeving van de toekomst?

Kantoren wereldwijd ondergaan een revolutie. Werkruimtes worden omgevormd tot samenwerkingsruimtes, waar niemand een vast bureau heeft, computers niet meer zijn gebonden aan een enkele gebruiker en bestuurskamers virtueel zijn.

Bedrijven omarmen flexibel werken. Van werknemers wordt verwacht dat ze op afstand werken, in plaats van de hele werkdag op kantoor door te brengen. En het hoger management laat het graag over aan het middenkader om te bepalen wie op kantoor aanwezig moet zijn en wanneer.

De verwachting is dat de helft van de bedrijven dit jaar flexibel werken zal omarmen, zodat werknemers zowel thuis als op kantoor kunnen werken.

Het rapport Working Anywhere van de Work Foundation van Lancaster University stelt dat uiterlijk in 2020 circa 70 procent van de werknemers de mogelijkheid zal hebben op afstand te werken. Dit heeft grote veranderingen tot gevolg voor bedrijven op zoek naar manieren om het kantoor op iedereen af te stemmen.

“De gegevens tonen een duidelijke trend naar een flexibelere manier van werken in het Verenigd Koninkrijk. Hindernissen worden weggenomen door de nieuwste innovaties op het gebied van technologie en personeelsbeheer,” aldus Cathy Garner, directeur van de Work Foundation.

De kantoorruimte zelf

Aangezien minder werknemers een bureau nodig hebben, kunnen bedrijven hun kantoorruimte verkleinen. Kleinere bedrijven kunnen kosten besparen door alleen te betalen voor kantoorruimte wanneer ze die nodig hebben, en grotere bedrijven kunnen kantoorruimte verhuren aan kleinere bedrijven of verhuizen naar een kleiner kantoor. In beide gevallen leidt dit tot lagere lasten.

De opzet van de kantoorruimte zal eveneens veranderen. In plaats van uitgestrekte kantoren met tussenwanden, die in geen enkel opzicht bijdragen tot een hogere productiviteit, kunnen organisaties gebruikmaken van een samenwerkingsruimte, of de afgesloten ruimtes open maken, zodat de omgeving een gevoel van samenwerking uitstraalt.

Configureerbare bureaus zullen waarschijnlijk ook hun weg vinden naar sommige kantoren. Deze kunnen naar behoefte worden verplaatst om samen of juist alleen te kunnen werken. Daarnaast komt veel nadruk op buitenruimtes, zodat werknemers even een frisse neus kunnen halen wanneer het binnen te benauwd wordt.

Als bedrijven waarde hechten aan een onderzoek waaruit blijkt dat betere ventilatie en ‘groene’ kenmerken resulteren in betere cognitieve vermogens van werknemers, zullen geavanceerde verwarmings- en ventilatiesystemen eveneens een prominente plaats krijgen in het ontwerp van het kantoor van de toekomst.

Intelligente verlichting wordt gedurende de dag afgestemd om werknemers onder optimale omstandigheden te laten werken, en sensoren houden de temperatuur, het kooldioxideniveau en de luchtvochtigheid bij om het comfort van de werknemers te verhogen.

Beacons zorgen dat de aanwezigheid van werknemers wordt geregistreerd vanuit het perspectief van gezondheid en veiligheid. Medewerkers worden ingecheckt zodra ze het gebouw binnenlopen en afgemeld zodra ze vertrekken.

Kantoorhardware van de toekomst

Het is onwaarschijnlijk dat laptops en desktops worden vervangen door de virtuele holografische schermen uit Minority Report. Het is ook niet waarschijnlijk dat alle desktops worden vervangen door tablets en smartphones. Wat echter wel zal veranderen, is de manier waarop ‘standaard’ hardware wordt gebruikt.

Bureaus zullen worden voorzien van computers waarop werknemers kunnen inloggen en de inhoud van hun computer thuis kunnen zien – of die van hun mobiel of tablet.

In de bestuurskamer worden tafels en stoelen vervangen door enorme schermen, zoals Microsoft Surface Hub, waardoor personeel kan samenwerken vanuit huis, een café of een ander kantoor.

Als werknemers een presentatie willen geven, kunnen ze inhoud projecteren van hun aangesloten apparaat – of dat nu een mobiel, tablet of computer is. Omdat alles is opgeslagen binnen één account, is het niet nodig zware apparatuur mee te slepen.

Het ontwerp van apparaten verandert eveneens ter verbetering van de draagbaarheid en flexibiliteit. Een voorbeeld hiervan is de ThinkPad X1 Tablet, een 2-in-1 hybrid die kan worden gebruikt als laptop, tablet en projector.

Kantoorsoftware van de toekomst

Op het vlak van software zullen er hoogstwaarschijnlijk radicale verandering optreden in het kantoor van de toekomst. Nu teams steeds vaker wereldwijd verspreid werken, moeten ze met elkaar in contact kunnen blijven en kunnen werken alsof ze pal naast elkaar zitten.

Als bedrijven kiezen voor het gedeelde bureau, kunnen werknemers gewoon aan hun bureau inloggen op een standaardcomputer en toegang krijgen tot alle mogelijkheden met behulp van een virtuele desktop. Alle bestanden en mappen bevinden zich op gedeelde stations die overal toegankelijk zijn.

Samenwerkingstools, zoals Slack, Trello en Prezi maken het mogelijk 24 uur per dag, 7 dagen per week te communiceren; ze helpen collega’s en teams met elkaar in contact te blijven, bronnen en ideeën te delen en ze verhogen de productiviteit.

IT-beheer en schaduw-IT worden veel eenvoudiger, aangezien alle apparatuur gelijkwaardig wordt behandeld en individuele gebruikers geen niet-goedgekeurde toepassingen kunnen installeren op gemeenschappelijke computers.

Vijf jaar is echter een lange tijd voor technologische ontwikkelingen, en er kan nog heel wat veranderen tussen nu en 2022. De kans is zelfs groot dat zich nog meer veranderingen zullen voordoen in de komende twee jaar.

“De komende vijf jaar zullen we nog meer veranderingen zien dan in de afgelopen vijf jaar,” vertelde Peter Hirst, mede-faculteitsvoorzitter van het executive onderwijs aan de MIT Sloan School of Management aan Inc.

“Naar alle waarschijnlijkheid zullen de weergave-, verwerkings-, interface- en communicatiemogelijkheden van deze wearables over vijf jaar die van de hedendaagse tablets en phablets (mengvorm van telefoon/tablet) evenaren of zelfs overtreffen.”

Eén ding is zeker: naarmate meer werknemers flexibel gaan werken, zullen werkgevers moeten zorgen dat hun werknemers productiever kunnen werken, waar ze dat ook willen doen. En als ze besluiten naar kantoor te gaan, moeten ze daar kunnen beschikken over alle bronnen die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen.

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.