De ontwikkeling van het moderne kantoor

Verandering is een constante, en dit geldt vooral voor kantooromgevingen. Hier lees je de grootste innovaties aan de horizon.

Soepelere vergaderingen

Het moderne kantoor is drastisch veranderd de afgelopen tien jaar. Werknemers beschikken nu over smartphones en een groot deel heeft ook gekoppelde wearable apparaten. Laptops zijn draagbaarder geworden en worden steeds krachtiger; ook zien we dat de werkomgeving steeds informeler wordt, met technologiebedrijven als Google en Facebook als koplopers. Maar verandering is een constante. De innovaties die we in de nabije toekomst gaan zien zullen de kantooromgeving volledig transformeren.

Een belangrijk voorbeeld is de ‘smart hub’. Die zal een zege zijn voor iedereen die wel eens problemen heeft gehad om een vergadering op te zetten.

“Je zet de hub in een vergaderruimte, maakt verbinding met Skype for Business en de hub start een vergadering zonder alle problemen waar we nu mee te maken hebben,” zegt Sylvain Ansart, Technical Architect, EMEA Global Acquisition bij Lenovo. “Omdat de hub verbinding heeft met de server van Skype for Business, weet hij wanneer de vergadering begint. De hub start alles op vanaf de computer, inclusief de microfoon en camera.”

Hierdoor start de vergadering binnen enkele seconden, zonder last te hebben van de gebruikelijke technische problemen zoals het vinden van de juiste dongles en kabels.

Het werkt ook voor alle apparaten. “De smart hub is een mix van hardware-apparaten en de softwaremogelijkheden die in Skype for Business en Skype Rooms zijn ingebouwd,” zegt Ansart. “Omdat hij de software van Microsoft gebruikt, en geen gedeponeerd handelsmerk heeft, is hij eenvoudig te installeren en compatibel met alle pc’s.”

De opkomst van CYOD

De afgelopen tien jaar was het BYOD-beleid (bring-your-own-device) in opkomst. Hierbij gebruiken werknemers hun persoonlijke apparaten voor werkdoeleinden. Dit kan simpelweg het lezen van werk-e-mails op hun smartphone of het bewerken van documenten op hun eigen laptop betreffen. Experts geloven echter dat dit langzaamaan zal verdwijnen en dat CYOD (choose-your-own-device) ervoor in de plaats zal komen. Hierbij kunnen werknemers kiezen uit een selectie werkapparaten, aangeboden door de werkgever.

“Incidenten als de ransomware-aanval van WannaCry hebben bewezen dat BYOD een groot beveiligingsprobleem is,” zegt Ansart. “Omdat bedrijven geen controle kunnen uitoefenen op de apparaten die werknemers gebruiken, kunnen ze niet er niet voor zorgen dat ze de juiste beveiliging hebben om een dergelijke aanval te voorkomen. BYOD is te ingewikkeld voor organisaties.”

Bedrijven met CYOD kunnen daarentegen voorschrijven welke apparaten hun werknemers gebruiken en er dus zeker van zijn dat deze de juiste beveiliging hebben. Werknemers kunnen hun werkapparaten ook thuis gebruiken. “In plaats van dat werknemers hun persoonlijke apparaat mee naar het werk nemen, nemen ze het werkapparaat mee naar huis,” zegt Ansart. “Het is precies het tegenovergestelde van hoe de meeste organisaties nu werken. Zo heb je de voordelen van BYOD zonder de beveiligingsproblemen.”

Een flexibele toekomst

Ansart voorspelt ook dat flexibel werken de norm gaat worden naarmate het woon-werkverkeer duurder wordt. Naarmate flexibel werken steeds gangbaarder wordt, zullen bedrijven deze optie moeten aanbieden om de concurrentie bij te houden. Volledig thuis werken zal echter waarschijnlijk niet aanslaan.

“IBM brengt werknemers op dit moment weer terug naar het kantoor omdat ze het contact verliezen met collega’s als ze er niet zijn,” zegt hij. “De productiviteit gaat omlaag, ze verliezen hun vocale netwerk en worden minder efficiënt voor het bedrijf.”

Technologische oplossingen

Werknemers met twee beeldschermen krijgen een productiviteitsboost in de vorm van nieuwe software die bij een high-definition-webcam hoort waar Lenovo aan werkt. “Die weet waar de gebruiker kijkt en volgt hun blik,” zegt Ansart. “Zodra je naar je tweede beeldscherm kijkt, springt de muis ernaar over. Het werk wordt op die manier versneld en maakt werknemers efficiënter.”

En wat te denken van de nieuwe technologieën die beloven om de manier waarop we spelen, socialiseren en werken te revolutioneren? Augmented reality (AR) is geschikter voor de kantooromgeving dan virtual reality (VR), omdat VR werknemers isoleert van hun collega’s. AR projecteert virtuele elementen op het gezichtsveld van de drager. Zo voelt de drager zich nog steeds aanwezig in de werkruimte.

Het is ook comfortabeler. “VR-headsets zijn te groot en te warm,” zegt Ansart. “Maar je een AR-bril kun je de hele dag dragen.”

Zulke brillen kunnen werknemers een tweede scherm geven dat vier meter groot in het gezichtsveld van de gebruiker verschijnt, omdat het maar 1 cm van het oog afstaat. Wanneer je een collega ziet, kan de bril bijvoorbeeld zijn naam weergeven, het laatste bericht dat je van hem hebt ontvangen, zijn berichten op social media, enzovoort. Dit is ontzettend handig voor netwerken (zeker voor wie niet zo goed is met namen).

Dit brengt wel privacy-problemen met zich mee. “Misschien willen mensen wel niet dat je zo veel informatie over ze weet,” zegt Ansart. “We zagen dit ook met Google Glass. Wanneer iemand met Google Glass naar je keek, wist je niet wat diegene zag en of je misschien werd gefilmd. Veel mensen vonden dit verontrustend.”

AR zou GPS ook verbeteren, omdat je het pad dat voor je wordt uitgestippeld kunt volgen. Als je dit ook binnenshuis wilt laten werken, bijvoorbeeld om een vergaderruimte te vinden, moet wel het gehele gebouw digitaal in kaart worden gebracht. Dit kan weer privacy-problemen oproepen.

Het kantoor heeft veel grote veranderingen gezien in de afgelopen tien jaar en het zal zich blijven ontwikkelen met nieuwe technologieën en werkwijzen.

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.