Activiteitsgericht werken: hoe veranderen we het kantoor?

Matt Meakins

15/06/2016

Activiteitsgerichte werkplekken worden steeds belangrijker om de productiviteit en creativiteit te stimuleren, wat moderne bedrijven een voorsprong biedt.

Zoals veel managers weten, gedijen medewerkers goed in een omgeving waarin zij kunnen samenwerken en communiceren met collega’s. In een dergelijke situatie ontstaan sneller nieuwe ideeën en kunnen ze die makkelijker delen. Microsoft begrijpt dit als geen ander en creëerde voor het hele bedrijf een activiteitsgerichte werkomgeving.

Het is al jaren een van de belangrijkste doelen van Microsoft om zijn klanten te helpen beter te communiceren en samen te werken. Maar het bedrijf voegde zelf nog niet de daad bij het woord, zoals Steven Miller, Microsoft Office Division Business Group Director, uitlegt.

“We hadden een heel traditionele werkomgeving: mensen werkten aan een vast bureau, ze bleven steeds in hetzelfde gedeelte. De mensen hadden niet veel contact met mensen uit andere divisies en we wilden dat ze meer gingen samenwerken.”

Microsoft streefde naar een radicale verandering van de werkplek. Het wilde zelf een praktijkvoorbeeld worden van de progressieve, productieve werkplekken waarvoor het oplossingen levert.

“Het gaat erom te erkennen dat mensen op verschillende manieren met verschillende apparaten werken. We wilden onze medewerkers de vrijheid geven om flexibel te werken in een omgeving waarin ze ook beter kunnen werken. Activiteitsgericht werken helpt ons hierbij, doordat het de scheidsmuren tussen de afdelingen weghaalt die meestal bestaan in grote organisaties”, zo zegt Miller.

Microsoft verwerkte deze verschuiving naar activiteitsgericht werken in de bredere culturele omslag ‘One Microsoft’ die het door het hele bedrijf implementeerde. Hierbij ging het erom flexibeler te denken over de waarden van het bedrijf.

Wat wil je bereiken?

Microsofts verschuiving naar een activiteitsgerichte werkplek was radicaal: van de onderste regionen tot de top. Ook managers – inclusief de algemeen directeur – hebben geen eigen bureau meer. Werknemers hebben een kluisje voor hun persoonlijke spullen en kunnen overal in het kantoor werken.

Steven weet zelfs niet eens altijd waar zijn team is, maar dit maakt niets uit voor de productiviteit of de resultaten.

“We hebben de technologie. We hebben de tools om mensen in staat te stellen altijd en op elke manier efficiënt te werken. Wij zijn er fundamenteel van overtuigd dat werk iets is wat je doet, niet een plek waar je naartoe gaat”, zegt hij.

Er zijn nog steeds afgeschermde ruimten nodig: voldoende vergaderruimten en bureaus waar je zo nodig terechtkunt om een persoonlijk gesprek te voeren. Op basis van feedback van personeel werden er ook stiltezones ingericht voor mensen die zich in alle rust moeten concentreren.

De voordelen van deze nieuwe ABW-cultuur (‘Activity-Based Working’) bij Microsoft zijn zichtbaar en meetbaar. Het bedrijf houdt elk jaar een enquête om de gezondheidsindex op het werk te bepalen en sinds de introductie van ABW zijn de resultaten aanzienlijk verbeterd.

“Als je mensen vraagt wat ze echt fijn vinden, noemen ze de flexibele omgeving”, zegt Miller. “Mensen zijn verantwoordelijk voor hun werk, dus laat hen zelf bepalen hoe, waar en wanneer zij dat doen. Het belangrijkste verschil is dat we mensen meer mogelijkheden bieden en ze creatiever maken.”

Iedereen profiteert

Ook klanten profiteren van de verschuiving naar ABW. Microsoft kan problemen van klanten nu makkelijker oplossen, doordat het personeel direct bij de klant kan werken, op plaats van in een kantoor ergens ver weg.

Microsoft is nu van plan zijn activiteitsgerichte werkplek ook buiten de eigen muren te implementeren. Er is al een ‘Summer Day Out’, waarbij mensen op welke dag dan ook vanaf elke gewenste locatie werken. Daarnaast overweegt het bedrijf slimme hubs op stadslocaties waar mensen kunnen werken in een creatieve omgeving met veel verschillende mensen, zodat ze kunnen profiteren van de omgang met mensen uit andere sectoren en met een andere achtergrond.

Volgens Steven moeten vier belangrijke aspecten harmonisch samenwerken om ABW tot een succes te maken. Het eerste is vertrouwen. Het tweede is een geweldige cultuur: je moet gemotiveerd personeel hebben dat graag wil werken. Ten derde heb je een geweldig ontwerp nodig. En ten slotte het vierde, en misschien wel het belangrijkste, aspect: je moet de juiste technologie hebben.

Als je meer wilt lezen over de mobiliteitsstrategieën die de ontwikkeling van moderne bedrijven bepalen, kun je de eerste aflevering downloaden van ons gratis eBook – Het kantoor in 2020: wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Het kantoor in 2020

Wat organisaties van de 21e eeuw moeten weten.