Le sfide di una cultura di software on demand

Clare Hopping

04/01/2018

Permettere ai dipendenti di installare applicazioni personali potrebbe stimolare la motivazione, ma il reparto IT potrebbe trovarsi nella situazione di non riuscire a gestire tale carico di lavoro.

Sono ormai un ricordo i giorni in cui i dipendenti dovevano attendere prima che i reparti IT installassero e distribuissero le applicazioni da utilizzare in un ambiente enterprise. Con contratti che si rinnovano automaticamente per i servizi basati su cloud, tra cui piattaforme di storage e di collaborazione, social network e altre tipologie di servizi, chiunque può facilmente registrarsi a un servizio a basso costo usando le credenziali aziendali.

L’utilizzo di applicazioni che un dipendente potrebbe ritenere più consone al lavoro da svolgere potrebbe aumentare la produttività e la motivazione, ma il ricorso allo Shadow IT sta avendo un certo impatto sulle aziende in particolare a causa dell’ulteriore pressione che sta esercitando sui reparti IT.

Mancanza di coerenza

Se in un’organizzazione ciascuno decide quali software o applicazioni utilizzare, vi sarà poca coerenza tra le organizzazioni e i dipendenti faticheranno a collaborare e a comunicare con i loro colleghi o persino con i clienti.

Ad esempio, se un dipendente utilizza Dropbox per condividere file di grandi dimensioni, mentre un altro utilizza Google Drive, non saranno in grado di vedere le modifiche in tempo reale su entrambe le piattaforme. Analogamente, se per la messaggistica istantanea vengono usati sia Slack che Skype, solo alcuni dipendenti saranno in grado di beneficiare di questa funzione di condivisione di file.

Problemi di sicurezza

Quando un reparto IT non conosce le applicazioni in uso, non le può monitorare, così come non può monitorare i dati condivisi tramite la rete. Le applicazioni e i dati non monitorati in circolo sulla rete aziendale potrebbero lasciare la rete esposta a eventuali attacchi o i dati senza protezione, quindi soggetti a furto o a distribuzione sul dark web.

È improbabile che i servizi consumer siano crittografati in base a standard aziendali e, inoltre, i dipendenti potrebbero condividere nomi utente e password con altri servizi aziendali piuttosto che impostare credenziali per ogni servizio. Se queste informazioni finiscono nelle mani sbagliate, potrebbero essere utilizzate da criminali per accedere a dati riservati della società o dei suoi clienti.

Problemi tecnici

Le applicazioni non implementate dall’IT possono causare anche un’enorme quantità di problemi tecnici: file installati inavvertitamente su un computer potrebbero contenere malware o un aggiornamento potrebbe non essere supportato dal sistema operativo di un dispositivo.

Fornire assistenza tecnica mette sotto pressione il reparto IT, che dovrebbe invece concentrarsi su innovazione e strategia, anziché risolvere i problemi che si verificano nei computer degli utenti.

Possibile soluzione

Per superare questi problemi, è importante comunicare con tutti i dipendenti e confrontarsi per stabilire quali applicazioni siano più utili per determinate attività. Mantenendo aperta questa comunicazione bidirezionale è improbabile che il personale agisca di iniziativa propria e installi lo stesso le applicazioni che desidera usare.

È bene offrire corsi di formazione a coloro che non sono entusiasti di utilizzare nuove tecnologie per aiutarli a comprenderne i vantaggi e istruire tutto il personale in merito ai pericoli derivanti dall’uso di applicazioni non distribuite e degli stessi nomi utente e password per le applicazioni esterne alla rete. Non solo i dati aziendali saranno a rischio, ma anche i dati personali.

Sebbene i problemi dello Shadow IT difficilmente spariranno del tutto, è essenziale rimanere aggiornati sulle tendente attuali. La comunicazione con il personale è importante per essere certi che, sebbene quest’ultimo opti per l’utilizzo di applicazioni non monitorate dal reparto IT, ciò avvenga nella massima sicurezza.

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