Los desafíos de una cultura de software bajo pedido

Clare Hopping

04/01/2018

Dejar que los empleados instalen sus propias aplicaciones podría impulsar su motivación, pero los desafíos que plantearía al departamento de TI serían demasiados para poder gestionarlos.

Ya quedaron atrás los días en los que los empleados tenían que esperar a que los departamentos de TI les proporcionasen e instalasen las aplicaciones necesarias para su uso en un entorno empresarial. Con los contratos indefinidos de servicios basados en la nube, incluidos los de las plataformas de almacenamiento y colaboración, redes sociales, etc., resulta sencillo que cualquiera pueda suscribirse a un servicio barato utilizando sus credenciales de la empresa.

El uso de las aplicaciones que un empleado pueda considerar mejores para su trabajo podría aumentar la productividad y la motivación de este. Sin embargo, esta acción de Shadow IT está afectando a las empresas, principalmente, por la enorme presión que está ejerciendo sobre los departamentos de TI.

Falta de coherencia

Si se dejase a cada empleado de una organización decidir qué software o aplicaciones usar, existiría muy poca coherencia entre las organizaciones y los empleados tendrían dificultades para colaborar y comunicarse con sus compañeros o, incluso, con los clientes.

Por ejemplo, si para compartir grandes archivos un empleado utiliza Dropbox y otro Google Drive, ninguno podrá ver los cambios en tiempo real en ninguna de las plataformas. Del mismo modo, si se utilizan Slack y Skype como herramientas de mensajería instantánea, solo algunos empleados podrán sacar partido de su función de uso compartido de archivos.

Preocupaciones de seguridad

Cuando un departamento de TI no conoce las aplicaciones que se están utilizando, no tiene forma de supervisarlas ni de controlar los datos que se comparten a través de la red. La falta de control de las aplicaciones y del traspaso de datos a través de la red corporativa podría exponerla a posibles ataques, o dejar los datos desprotegidos y listos para que algún hacker los robe y distribuya por la Internet profunda.

Es poco probable que los servicios de los clientes estén cifrados conforme a los estándares de la empresa y, además de eso, cabe la posibilidad de que los empleados compartan sus nombres de usuario y contraseñas con otros servicios corporativos en lugar de establecer credenciales para cada servicio. Si esta información cae en malas manos, los criminales podrían obtener acceso a información confidencial relacionada con la empresa o los clientes.

Soporte técnico

Las aplicaciones que el departamento de TI no implementa también pueden traer consigo todo un catálogo de problemas técnicos: archivos que se instalan sin querer en un ordenador y que podría contener malware o una actualización que podría no ser compatible con el sistema operativo.

Corregir estos problemas somete a mayor presión al departamento de TI, que debería estar centrado en la innovación y la estrategia en lugar de tener que arreglar problemas técnicos en las máquinas de los usuarios.

¿Cuál es la solución?

Para resolver estos problemas, es importante comunicarse con todos los empleados y acordar con ellos cuáles son las aplicaciones más útiles para cada tarea específica. Mantener abierta esta comunicación bidireccional evitará, en cierta manera, que el personal haga caso omiso y acabe instalando las aplicaciones que cada uno prefiera usar.

Ofrece formación a aquellos empleados no tan entusiasmados con el uso de las nuevas tecnologías y ayúdales a comprender las ventajas que estas proporcionan. Asimismo, informa a la totalidad del personal acerca de los riesgos que representa la utilización de aplicaciones no aprovisionadas y de los mismos nombres de usuarios y las contraseñas que emplean para las aplicaciones fuera de la red. Esta acción no solo pone en riesgo los datos de la empresa, sino también sus propios datos personales.

Aunque es difícil que los problemas de Shadow IT desaparezcan por completo, es fundamental mantenerse al día de las tendencias actuales. La comunicación con el personal es clave para garantizar que, aunque decidan utilizar aplicaciones no controladas por el departamento de TI, estas se emplean de la forma más segura posible.

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