Las ventajas de CYOD

Joe Svetlik

30/11/2017

Una política que permite a los empleados escoger dispositivo de trabajo combina todas las ventajas de permitirles usar sus propios dispositivos y ninguna de las desventajas. Este es el motivo por el que toda empresa debe adoptarla.

CYOD frente a BYOD

Muchas empresas desean empoderar a sus empleados permitiéndoles elegir el dispositivo que deseen usar en su trabajo. Según un reciente informe de Tech Pro Research, el 72 % de las organizaciones ya permiten, o tienen previsto permitir, a los empleados utilizar sus propios dispositivos para tareas laborales. Los dispositivos pueden ser teléfonos, ordenadores portátiles o de sobremesa, o una combinación de los tres. Sin embargo, existen corrientes de pensamiento contrapuestas sobre el tema. Algunas empresas defienden una política de traer cada cual su propio dispositivo (BYOD), mientras que otros prefieren dar a los empleados la posibilidad de escogerlo (CYOD).

¿Cuál es la diferencia? BYOD permite al usuario utilizar cualquier dispositivo que desee en el entorno empresarial, que puede ser el mismo que usa para las comunicaciones personales, o uno concreto que crea que le ayudará a realizar su trabajo. CYOD, por otro lado, es más prescriptivo; permite escoger entre una lista predeterminada de dispositivos aprobados por la empresa para usarlo con los servidores y servicios de ésta.

La diferencia es pequeña, pero puede tener grandes consecuencias para las organizaciones.

Los problemas de BYOD

Sobre el papel, el BYOD parece una excelente solución. El usuario tiene control total sobre el dispositivo que utilizará, lo que significa que puede elegir el que le guste o aquél con el que ya está familiarizado. Pero pronto surgen problemas.

Según Graham Thomas, especialista en tecnología de Lenovo, los trabajadores suelen elegir los dispositivos equivocados.

«Si le das a alguien 1000 € y le dices que compre un portátil, es probable que adquiera el objeto de deseo más brillante que encuentre, o que compre el más barato y se quede con el cambio», afirma.

El resultado es que los empleados que trabajan con BYOD a menudo están lamentablemente mal equipados para el entorno empresarial. Parte del problema es la publicidad que se da a los nuevos dispositivos.

«Cuando salieron los primeros iPad, todos pensaron que podrían hacer todo su trabajo con uno, incluso los contables de administración que abren hojas de cálculo de 100 MB», afirma Thomas. «Para eso se necesita una pantalla de 15 pulgadas con teclado de tamaño completo y teclas numéricas, no un iPad. No se dan cuenta hasta que se les explica».

Esto no significa que la culpa sea de los empleados. Ante todas las opciones en oferta y con solo unas cuantas especificaciones como criterio, es difícil distinguir entre tantos dispositivos. Por ejemplo, dos ordenadores pueden tener la misma unidad de disco duro, memoria y procesador, pero uno es un equipo empresarial en toda regla y el otro un simple dispositivo para el consumidor.

«Hay muchos elementos internos que las personas pueden ignorar, pero que resultan cruciales para la empresa, tanto en términos de funcionalidad como de seguridad», afirma Thomas.

Por ejemplo, el próximo mayo entrará en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Muchas empresas todavía están analizando el impacto total que podría tener en su organización. Por ejemplo, es posible que los dispositivos de consumo resulten inapropiados si no se pueden proteger conforme a las nuevas normas, o porque, aunque sea posible, requieran una importante inversión en herramientas y software.

BYOD no solo proporciona a los trabajadores dispositivos inadecuados sino que también deja tocado al departamento de TI la empresa. Si, por ejemplo, se tarda una semana en reparar un dispositivo averiado, mientras tanto el empleado necesita un equipo de sustitución. Cuanto mayor sea la variedad de dispositivos a la que proporciona soporte un departamento de TI, más trabajo le costará mantenerlos. No puede tener un recambio para cada dispositivo que exista. Además, ¿dónde se guardarían?

CYOD al rescate

CYOD elimina esta complejidad. Dado que la empresa aprueba los dispositivos, puede dialogar con los proveedores, asegurarse de un servicio y soporte apropiados y de que cuentan con garantía internacional. También permite unos hábitos de trabajo más flexibles.

«Si todos los dispositivos usan las mismas conexiones, la empresa puede asegurarse de que todas las salas de reuniones y escritorios compartidos son compatibles, lo que significa que los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar», explica Thomas. Un entorno de trabajo más ágil fomenta la creatividad y la resolución de problemas, lo que puede ayudar inmensamente a la empresa.

Tener un proceso de selección de dispositivos riguroso es también más seguro para la compañía. Significa que la empresa puede asegurarse de que cada dispositivo es compatible con las medidas de seguridad, productos de cifrado y protocolos de la compañía, y de que cuentan con la garantía apropiada.

Además, los dispositivos de nivel empresarial tienen una hoja de ruta mucho más prolongada, lo que conlleva mayor estabilidad para la empresa. «Nuestros dispositivos empresariales Lenovo ThinkPad y ThinkCentre tienen un ciclo de producción mínimo de 14 meses», afirma Thomas. «Si una empresa intenta renovar dispositivos y los existentes no están disponibles, surgen todo tipo de problemas de compatibilidad. Ciertamente no es la mejor forma de hacer las cosas».

CYOD tiene todas las ventajas de BYOD pero ninguna de sus desventajas. Ofrece a los empleados la posibilidad de elegir sin que la empresa pierda el control. Contribuye a una empresa más fluida y una plantilla más flexible y productiva.

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