Pronto las oficinas inteligentes serán un requisito indispensable

Brid-Aine Parnell

29/08/2017

La tecnología adecuada de oficina inteligente puede mejorar en gran medida la motivación y el bienestar de los empleados al tiempo que ahorra dinero a la empresa. Pero también se está convirtiendo en un requisito esencial de los trabajadores con talento.

Los empleados de las oficinas modernas no están dispuestos a trabajar con tubos fluorescentes que parpadean ni en cubículos minúsculos. Lo que piden son áreas de trabajo colaborativas y zonas de descanso, soluciones de teletrabajo y un entorno laboral que responda a sus necesidades. En resumen, desean oficinas inteligentes.

Si bien los pouffes, las máquinas de coca-cola y las mesas de ping-pong encabezan la lista de las mejoras más deseadas en las oficinas, lo que quieren realmente los empleados son soluciones de alta tecnología, tales como sistemas que les permitan colaborar fácilmente, sea desde casa o en la oficina, y entornos de trabajo que respondan a sus necesidades gracias al Internet de las Cosas (IoT).

Los propietarios de las empresas también tienen buenas razones para desear oficinas inteligentes. Según el estudio de British Land, Smart Offices: A 2017 vision for the future, un espacio de oficina inteligente puede reducir las enfermedades de los empleados y las consiguientes bajas que, según la organización empresarial británica CBI, provoca en el Reino Unido unas pérdidas que se sitúan en torno a 14.000 millones de libras esterlinas al año. Los edificios inteligentes también pueden reducir significativamente los costes controlando y midiendo los sistemas, como las luces y la calefacción, y optimizando la utilización del espacio, sea en oficinas individuales o en múltiples locales.

Grandes expectativas por parte de los empleados

«Con una oficina inteligente que respalde la productividad y la innovación, atraiga y retenga el talento, responda a las necesidades de bienestar de los empleados, apoye la marca y cultura de la organización, mantenga los costes a raya y reduzca el impacto medioambiental, las empresas pueden abordar algunos de los problemas inmobiliarios de una forma que hace 20 años ni siquiera nos hubiéramos podido imaginar, cuando los edificios inteligentes se consideraban cosas de ciencia ficción”, afirma el estudio de British Land.

Hasta ahora, el principal crecimiento experimentado dentro del Internet de las cosas ha sido en el sector del consumo, con un uso más extenso de los dispositivos domésticos, prendas inteligentes y coches conectados. Sin embargo, Gartner prevé que en 2020 las empresas utilizarán más de 7.000 millones de «cosas conectadas».

Según el informe de British Land, «De aquí a 2020 podemos esperar que los dispositivos inteligentes y ponibles que las personas traigan al trabajo no tengan que buscar un edificio inteligente con el que interactuar. La infraestructura física del edificio y los dispositivos que las propias personas lleven encima formarán parte de un sistema inteligente completo que generará y utilizará todo tipo de datos».

Esos dispositivos conectados incluirán sensores y controles inteligentes para la iluminación y la calefacción de la oficina, lo que mejorará la eficiencia y sostenibilidad energéticas, reducirá costes y tendrá como resultado una plantilla más sana y feliz.

Hágase la luz

No parece posible que una pequeña diferencia en el control de la iluminación y la calefacción de las oficinas tenga unos resultados tan importantes. Sin embargo, cualquiera que haya trabajado congelándose debajo de la salida del aire acondicionado o frotándose los ojos bajo los fluorescentes puede decir lo mucho que desmotiva sentirse incómodo en el trabajo.

Los controles de una oficina inteligente pueden ir mucho más allá que el mero alivio del malestar. Su objetivo es respaldar los ritmos circadianos naturales del cuerpo, reaccionar según las necesidades de cada empleado y fomentar la productividad y la creatividad. Por ejemplo, el color de la luz no solo afecta profundamente a nuestros relojes corporales, sino que también se puede utilizar para ponernos en el estado de ánimo adecuado para determinadas tareas.

Hoy día la mayoría de los gerentes de oficina saben que la exposición continua a la luz azulada es mala para la productividad y puede tener como resultado una reducción del tiempo de sueño de los empleados. Pero el color de la luz y su utilización pueden tener un efecto incluso mayor. Un estudio realizado en 2017 por investigadores de la Universidad de Hohenheim y de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Ludwigsburgo en Alemania reveló que utilizar luces cálidas tanto azules como rojas en las áreas de trabajo y estudio mejoraba la creatividad y la motivación.

La investigación desveló que, «la luz cálida tanto azul como roja incrementaba la motivación en el planteamiento estratégico en comparación con la luz cálida blanca. Además, los puntos de luz cálida colorida mejoraban indirectamente el rendimiento creativo”.

Unos sistemas de iluminación y calefacción inteligentes que imiten el día y la noche e incluso emulen los cambios estacionales, de modo que, por ejemplo, no se produzca un contraste demasiado fuerte entre el calor y la luz del interior y el exterior, puede mejorar enormemente la satisfacción la motivación e incluso la salud y el sueño de los empleados. Sin embargo, un estudio llevado a cabo por el Pacific Northwest National Laboratory del Ministerio de Energía de EEUU descubrió que dejar que los empleados tuvieran un cierto control también «tenía un impacto significativo en la motivación» y daba como resultado un gran ahorro energético para la empresa.

Los sensores que informan al control del edificio dónde se encuentran los miembros del personal, qué salas se están utilizando y dónde hay elementos que necesitan limpieza, mantenimiento o desconexión forman parte de una oficina inteligente habilitada por el Internet de las cosas y pueden generar un ahorro de costes cuantificable para las empresas. Sin embargo, según un estudio de Schneider Electric, el 95 % de las empresas piensan en el bienestar de sus empleados y su impacto en la productividad cuando se trata de su estrategia corporativa e inmobiliaria.

Selección del mejor talento

Existe un vínculo cuantificable entre la salud y el bienestar de los empleados y su productividad en el trabajo, lo que no solo afecta a la plantilla actual, sino que también es cada vez más importante para los futuros trabajadores.

«En medio de la creciente competencia por el mejor talento en sectores empresariales clave, los edificios inteligentes pueden desempeñar un importante papel a la hora de atraer y retener a empleados premium facilitando formas más ágiles de trabajar y mejorando su experiencia laboral», afirma el estudio de British Land.

Una tecnología de oficina inteligente adecuada ahorrará dinero a las empresas potenciando la eficiencia y la sostenibilidad energéticas y mejorará la productividad de los empleados, así como su satisfacción en el trabajo. Nada de esto se puede ignorar, pero mucho más importante es que los empleados están comenzando a esperar ventajas de alta tecnología. Las empresas que no se pongan al día podrían quedarse sin el mejor talento.

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