¿Necesita su empresa una política de mesas limpias?

Steve Evans

12/07/2016

Una política de mesas limpias puede potenciar la productividad, el ahorro, la seguridad, el cumplimiento normativo y el aspecto visual, además de ayudar a la empresa a llegar a ser una oficina sin papel. Pero también hay que tener en cuenta sus aspectos negativos.

“Mesa ordenada, mente despejada”, reza el dicho. La réplica perfecta es de Albert Einstein: “Si una mesa abarrotada refleja una mente abarrotada, ¿qué refleja entonces una mesa vacía?” Estas dos frases resumen las opiniones sobre las políticas de mesas ordenadas (o limpias).

Tal y como sugiere su nombre, una política de mesas limpias consiste en que los empleados vacíen sus mesas de documentos y otros objetos al final de cada jornada o en cuanto hayan terminado de usarlos. Cada vez más empresas están implantando oficialmente prácticas de este tipo y exigiendo a los empleados que mantengan sus mesas ordenadas.

Un ejemplo es el sindicato de estudiantes de University College London (UCLU), que exige a sus empleados dejar las mesas limpias de objetos cada día al salir con el objeto de promover la protección de datos. Este tipo de valores refleja los principales motivos para la adopción de políticas de mesas limpias. También se considera que las mesas ordenadas mejoran la imagen visual, dando una mejor impresión tanto a los empleados como a los visitantes.

Mantener las mesas despejadas de documentos también mejora la seguridad. ¿Cuántas veces dejamos un nombre de usuario y contraseña escritos en un post-it en el monitor? ¿O un documento confidencial sobre la mesa porque aún no hemos terminado de trabajar con él? Esa información puede ser observada por personas que no deberían verla, de modo que asegurarse de que no queda sobre la mesa al final de la jornada ayuda a mantener el negocio seguro.

Uno de los principales argumentos a favor de las políticas de mesas limpias es la gestión de la información y el deseo de erradicar el papel en las oficinas. Los trabajadores pueden pasar horas buscando en cajones y archivadores para encontrar los documentos que necesitan. Una política de mesas limpias impulsa la digitalización de documentos que, una vez indexados, resultan mucho más fáciles de encontrar.

Esto no solo hace más eficiente la gestión de documentos, sino que también reduce los costes asociados a la impresión, como el mantenimiento, el papel y el tóner. Desde el punto de vista del cumplimiento normativo también es mucho mejor que las empresas gestionen todos sus documentos de forma digital.

No obstante, una política de mesas limpias no es adecuada para todo el mundo. Es posible que algunos empleados prefieran una mesa llena de papeles y objetos; las personas desordenadas a veces son más productivas si tienen toda la documentación que necesitan encima de la mesa. Lo que una persona considera desorden puede ser un sistema de archivo perfecto para otra. Y para muchos, la mesa de trabajo es un espacio muy personal, así que imponerles la forma de organizarlo puede tener consecuencias negativas.

Existen tanto ventajas como inconvenientes a la hora de poner en marcha este tipo de prácticas: algunos trabajadores lo aceptarán de buen grado y otros no. Así pues, si la empresa tiene la intención de implantar una política de mesas limpias, es necesario que insista en sus aspectos positivos de cara al personal.

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