La tendencia ABW: Cómo transformar las oficinas

Matt Meakins

15/06/2016

Los entornos de trabajo basados en la actividad realizada están cobrando protagonismo, ya que aumentan la productividad y la creatividad, aportando una ventaja competitiva a las empresas.

Como muchos líderes saben, los trabajadores prosperan en entornos donde pueden colaborar y comunicarse con sus compañeros, generando y compartiendo ideas. Entre las empresas que están aplicando esta teoría se encuentra Microsoft, que ha implementado en toda la empresa un proceso de transformación hacia unas oficinas basadas en las actividades que en ellas se realizan, noción que condensa el acrónimo inglés ABW (Activity Based Workplace).

Uno de los principales objetivos de Microsoft en los últimos años ha sido ayudar a sus clientes a mejorar la comunicación y colaboración. Sin embargo, hasta hace poco no había seguido sus propios consejos, como explica Steven Miller, director de negocios del grupo Microsoft, división de oficinas.

«Antes teníamos un entorno laboral muy tradicional: los empleados trabajaban siempre en una mesa concreta y permanecían en las mismas áreas. Tampoco se comunicaban mucho con trabajadores de otros equipos y por ello quisimos aumentar la colaboración».

El objetivo de Microsoft era una transformación radical de sus oficinas. Querían convertirlas en un ejemplo tangible del entorno laboral avanzado y productivo para el que ofrece sus soluciones.

«Se trata de reconocer que las personas trabajan de maneras diferentes y con dispositivos diferentes. Queríamos liberar a nuestros empleados permitiéndoles trabajar de forma flexible en un entorno que les además les ayudara a rendir mejor. El enfoque ABW nos ayuda a conseguirlo, ya que descompone los monolitos que suelen ser las oficinas de las grandes organizaciones», afirma Miller.

Microsoft ha integrado este cambio en un amplio replanteamiento de la cultura de la empresa en su totalidad que se ha denominado «One Microsoft». En esencia, el cambio ha consistido en abordar los valores de la empresa con una buena dosis de flexibilidad.

¿Qué se pretende conseguir?

El cambio de Microsoft a un entorno laboral ABW ha sido radical, de arriba abajo. Incluso los directivos (sí, también el director general) han abandonado sus mesas de despacho. Ahora tienen taquillas para guardar sus efectos personales y trabajan en cualquier parte de la oficina que les venga bien. Steven ni siquiera sabe dónde se encuentran los miembros de su equipo en un momento dado, pero esto no afecta a la productividad ni a los resultados.

«Contamos con la tecnología. Contamos con las herramientas para permitir que la gente trabaje de manera eficaz, a su manera, en cualquier momento. Nuestra convicción fundamental es que el trabajo es algo que se hace, no un lugar al que se va», afirma.

Los espacios confidenciales siguen siendo necesarios, sean salas de reuniones o mesas de uso común para conversaciones privadas. A propuesta de la plantilla se instalaron también zonas silenciosas para cuando se necesita concentración.

Las ventajas de la nueva cultura laboral ABW de Microsoft son evidentes y cuantificables. Cada año, la empresa lleva a cabo una encuesta del índice de salud laboral, y desde la introducción de esta cultura los resultados han mejorado notablemente.

«Si preguntas a la gente qué es lo que más le gusta, contestan que el entorno flexible», responde Miller. «Los empleados son responsables de su trabajo, depende de ellos dónde, cómo y cuándo realizarlo. La diferencia principal es que estamos dando libertad de acción a los empleados y permitiéndoles liberar su creatividad».

Ventajas para todos

El cambio a la cultura ABW también ha beneficiado a la clientela. Ahora Microsoft resuelve los problemas de sus clientes con más facilidad, ya que el personal tiene la posibilidad de trabajar directamente junto a ellos y no desde una oficina remota.

En la actualidad Microsoft se está planteando ampliar este enfoque más allá de los límites físicos de sus oficinas. Ya cuentan con una «excursión veraniega», en la que los trabajadores trabajar desde donde quieren durante una jornada completa. También se está evaluando la idea de contar con centros inteligentes en ubicaciones urbanas donde los empleados puedan trabajar en un entorno creativo junto a muchos otros profesionales y beneficiarse de la interacción con personas de distintos sectores y con distintas trayectorias.

Steven opina que hay cuatro factores clave que deben funcionar en armonía para que el trabajo basado en la actividad tenga resultados satisfactorios. El primero es la confianza. El segundo es una cultura laboral sólida: Se necesita una plantilla motivada y con ganas de trabajar. El tercero es un buen diseño. Por último, un factor fundamental: es necesario disponer de la tecnología apropiada.

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