Herramientas de colaboración social: ¿ayuda o lastre?

Gina Jones

15/04/2016

Las herramientas de colaboración social prometen un aumento de la productividad y una reducción de la necesidad de reuniones interminables y extensos correos, pero también han sido acusadas de consumir un valioso tiempo empresarial y de crear «ruido» en el entorno laboral.

El lanzamiento de Facebook At Work es el último de una serie de acontecimientos que demuestran que las herramientas de colaboración social en el trabajo son noticia. Cada vez son más las empresas que adoptan estas herramientas en un intento de mejorar la comunicación interna. De hecho, a finales de 2015, Slack contaba con dos millones de usuarios con actividad diaria y 570 000 cuentas de pago, mientras que Yammer alcanzó los ocho millones.

Un informe de McKinsey de 2012 descubrió que los oficinistas dedican una media de 28 horas semanales a escribir correos, buscar información y establecer colaboraciones internas, lo que supone que invierten más de la mitad del tiempo laboral semanal en comunicarse en lugar de hacer el trabajo para el que se les ha contratado. Así pues, ¿las herramientas de colaboración social reducen este tiempo o lo aumentan?

En una encuesta reciente, el 62,4 % de los usuarios afirmó Slack facilita la búsqueda de información, mientras que un estudio de Yammer desveló que el 58 % de la gente pierde una hora cada día buscando información, tiempo que podrían ahorrarse trabajando de forma colaborativa. ¡Pero eso es lo que dicen ellos! Hemos pedido a algunos propietarios de empresas reales que compartan sus experiencias en el uso de las herramientas de colaboración social. Estas han sido sus respuestas.

PROS

Permite cerrar la brecha geográfica

Suzanne Holland, directora en Reino Unido de la empresa tecnológica Testbirds, declara: «Nosotros funcionamos con una oficina remota y los compañeros están repartidos por varios países. El uso de aplicaciones de chat facilita la actividad de la empresa. También nos ayuda a mantener la agilidad y la capacidad de responder a los clientes».

Inmediatez

Tom Jarvis, director ejecutivo de la empresa especialista en activación de marca The Wilderness Agency, opina que «el uso de Slack ha cambiado el modo de comunicarnos como equipo. Hemos dejado de utilizar el correo electrónico interno. Esta herramienta de comunicación es más directa y dinámica».

Gran utilidad para las pymes

«La tecnología puede desempeñar un papel muy importante a la hora de equiparar a las pequeñas empresas con sus competidores más grandes sobre el terreno de juego», afirma Jarvis. «Los equipos pequeños ya cuentan con las herramientas necesarias para presentar su oferta en paridad con empresas más fuertes de la competencia, al compartir ideas, enmendar propuestas en tiempo real o utilizar tecnología en la nube para añadir los toques finales a una presentación».

CONTRAS

Demasiada dependencia de un método

«Entre los retos que puede plantear esta tecnología están los problemas de conectividad. Si la red se cae, nos vemos obligados a utilizar el teléfono, que no siempre funciona tan bien y ofrece una experiencia más pobre», afirma Holland. «Es importante utilizar estas aplicaciones conjuntamente con la comunicación ordinaria y completa para asegurarnos de que el mensaje llega a todo el mundo».

Mantenimiento de la cultura corporativa

Las herramientas de colaboración social no son ningún sustituto de la necesidad de crear una cultura corporativa sólida, según Julia Streets, fundadora de la firma especializada en desarrollo empresarial Streets Consulting. «Mi equipo trabaja de manera remota y desde distintos países», declara. «Utilizamos las herramientas de colaboración para mantenernos en contacto, pero lo más difícil es encontrar el modo de propiciar la comunicación casual, como la que se establecería en torno a la máquina de café si trabajáramos todos en la misma oficina. Ni la tecnología más innovadora puede reemplazar por completo la interacción cara a cara. Esta interacción debe seguir dándose de vez en cuando».

Las empresas más grandes pueden encontrar problemas

«Las plataformas de comunicación basadas en aplicaciones no son aptas para todas las empresas, y algunas de las que tienen una jerarquía muy extensa podrían toparse con problemas a la hora de trabajar con una herramienta que funciona instantáneamente, sin pasar por procedimientos o autorizaciones», dice Jarvis. «Para nosotros, que somos un equipo pequeño que opera en un sector muy ágil y en rápido crecimiento, esto supone una gran ventaja, ya que nos permite reaccionar con rapidez, lo que quizá no pueda hacer nuestra competencia de mayor tamaño».

En definitiva, el éxito a la hora de emplear las herramientas de colaboración social se reduce a tener un objetivo claro, a enseñar a los empleados la manera más eficiente de usarlas y a tener en cuenta que no sustituyen la interacción cara a cara, sino que son un elemento de mejora de las relaciones cotidianas.

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