Cómo desarrollar una estrategia de abastecimiento informático

La creación de una estrategia de adquisición de equipamiento informático es una tarea compleja, puesto que supone más que decidir qué es lo que hay que actualizar o renovar y seguidamente comprarlo. Es necesario que todas las partes interesadas se involucren en el proceso desde sus inicios. Además, la elección del proveedor más barato no siempre es la decisión más adecuada.

Aumento del gasto

Nadie pone en duda el hecho de que la crisis económica ha echado el freno a buena parte del gasto informático durante aproximadamente los últimos cinco años. A medida que el capital menguaba, las empresas de todo el mundo intentaron exprimir todo el valor posible a sus recursos: se siguió utilizando software ya obsoleto y el ciclo de vida útil del hardware se amplió una y otra vez.

Sin embargo, hoy en día empiezan a observarse indicios de que el gasto vuelve a aumentar en los departamentos informáticos. Muchas de las economías mundiales se están recuperando y las empresas vuelven a mostrar interés por la actualización de sus infraestructuras tecnológicas. La consultora Gartner estima que el gasto informático en 2014 habrá aumentado un 2,1 % con respecto a 2013, y la mayor parte de este crecimiento tiene su origen en las compras de dispositivos y centros de datos.

Es muy probable que un gran número de empresas hayan establecido la renovación de equipos PC como una de sus prioridades actuales. Las empresas deben deshacerse cuanto antes del sistema operativo Windows XP, cuyo soporte ha finalizado, y parece que el destino más probable de esta migración será Windows 7, por delante de Windows 8 o el próximo Windows 10. La puesta en marcha de un nuevo sistema operativo a nivel corporativo resulta más sencilla si se realiza mediante una renovación completa de equipos PC.

Comprar bien

Como todo el mundo sabe, el abastecimiento informático no se limita al hardware; además es necesario comprar o renovar el software, como los sistemas de planificación de recursos (ERP), de análisis o de gestión de la clientela (CRM). Pero según Dale Vile, director de investigación de Freeform Dynamics, independientemente de que se trate de hardware o de software, la clave está en asegurarse de que la estrategia de abastecimiento encaja en una estrategia comercial.

“Es imposible tener una estrategia de abastecimiento informático si se carece de una estrategia informática, de la misma forma que es imposible tener una estrategia informática sin que exista una estrategia de negocios; por lo tanto, es necesario tener claros numerosos aspectos generales antes de empezar a tomar decisiones”, declara. “Sea lo que sea lo que desee adquirir, para planificar con sensatez hay que tener claro qué se pretende conseguir”.

Para ello es fundamental incluir en el proceso a todas aquellas personas que vayan a beneficiarse de la nueva tecnología, como, por ejemplo, quienes vayan a usar los nuevos PC, o quienes vayan a tener acceso al nuevo sistema ERP o al nuevo software de CRM.

Como es lógico, el departamento de informática tiene que estar incluido en esta fase, al igual que la persona o el equipo responsable de aprobar las adquisiciones. Además, cada vez es más habitual que participe un representante del departamento jurídico, especialmente si la empresa tiene intención de poner en marcha servicios en la nube, en cuyo caso la responsabilidad legal es un asunto crucial.

El primer paso es lograr que todas las partes lleguen a un acuerdo y, una vez conseguido, la siguiente fase es explorar el mercado para ver las opciones disponibles. En opinión de Vile, merece la pena mirar más allá de lo que nos ofrezcan los proveedores de productos y servicios en primera instancia.

“Reúnase con un par de proveedores para escuchar sus discursos pero, además, hable con analistas del sector y con otras personas o empresas que hayan tratado con los proveedores que esté evaluando”, explica. “Emplee recursos como LinkedIn y redes similares para obtener información”.

Optimización del gasto

Buscar el proveedor más barato puede ser tentador, pero es una decisión prácticamente abocada al fracaso. Hay que tener en cuenta el precio que ofrece un proveedor , por supuesto, pero, tal y como indica Vile, debemos considerar otros elementos.

“Hay otros aspectos a los que debemos prestar atención, como los paquetes. Si pretende optimizar su inversión, puede intentar obtener más por su dinero”, dice. “Algunos proveedores hacen paquetes de elementos como software de movilidad, de inteligencia empresarial o de análisis que normalmente supondrían un coste aparte. Y, como es de esperar, el soporte que nos ofrezcan también es crucial”.

Debe considerar además el desarrollo de una relación con el proveedor escogido. Mantener una buena relación con el representante, o con quien sea su contacto, puede resultar beneficioso cuando necesite soporte o actualizaciones en el futuro.

En términos generales, la clave de una estrategia de abastecimiento informático exitosa es asegurarse de que todos los departamentos afectados están de acuerdo y de que el objetivo final es la mejora del negocio. Así que, por ejemplo, introducir nuevos dispositivos móviles, como smartphones, portátiles o tabletas, supone un coste económico, pero aumenta la productividad de los trabajadores a la vez que reduce los gastos de desplazamiento.

“Todo lo que hagamos debe estar integrado en el contexto comercial”, concluye Dale Vile. “Hay que mirar las cosas con perspectiva: el gasto informático no puede valorarse de forma aislada, porque eso le llevaría a proponer ahorros desmesurados en informática que acaban siendo contraproducentes para el negocio”.

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