Consejos para gestionar un equipo virtual

La tecnología ha hecho posibles acuerdos de trabajo virtuales pero, aunque resultan muy efectivos y gozan de gran popularidad, esta nueva tendencia conlleva también retos. ¿Cómo pueden maximizar los líderes empresariales el potencial de los equipos virtuales?

El año pasado estalló un debate cuando la directora ejecutiva de Yahoo!, Marissa Mayer, anunció el fin de las políticas de trabajo desde casa para los 27 000 empleados de la empresa.

Una circular que fue filtrada desveló el razonamiento de Mayer: “Para convertirnos en el mejor lugar posible en el que trabajar, la comunicación y la colaboración son importantes, así que debemos trabajar codo con codo… Algunas de las mejores decisiones y reflexiones surgen de conversaciones en la cafetería o los pasillos, cuando se conoce a gente nueva y en reuniones espontáneas de equipo… Necesitamos ser un solo Yahoo! y eso comienza por estar físicamente juntos”.

Ciertamente, Mayer no es la única que piensa de este modo, el Reino Unido ha acogido con lentitud el modelo de equipo virtual. Solo el 4,9 % de la mano de obra del Reino Unido señala su hogar como lugar de trabajo principal, según mostró unanálisis de Workhubs Network de la Encuesta de Población Activa.

Pero, a pesar de que una política de trabajo en la oficina haya sido útil para Yahoo!, la baja aceptación de los acuerdos de trabajo virtuales ha dejado muy rezagado al Reino Unido respecto al mercado Europeo. El Reino Unido ocupa el duodécimo puesto entre los 27 paises de la Unión Europea (y Noruega) en cuanto al número de empleados que trabajan desde sus casas durante un cuarto o más de su tiempo.

El fundador de Virgin Richard Branson intervino en el debate iniciado por Yahoo! describiendo la decisión de forzar a todo el mundo a trabajar en las oficinas como “un planteamiento a la vieja usanza“.

“Muchos de los empleados que trabajan desde casa son sumamente diligentes, cumplen con su trabajo y pueden pasar más tiempo con sus familias. Pierden menos tiempo desplazándose hacia el trabajo y consiguen un mejor equilibrio entre su vida laboral y personal”, razonaba, prediciendo que, dentro de 30 años, las oficinas habrán pasado a la historia y nos preguntaremos por qué existieron alguna vez.

Hacer que funcione

Aunque los equipos virtuales cuentan con su propio conjunto de retos de gestión, existen numerosos ejemplos en la comunidad empresarial que demuestran cómo puede funcionar el modelo.

Es sumamente importante y necesaria una reconsideración de los estilos de gestión tradicionales. Los directores deben crear objetivos más claros, proporcionar responsabilidades, ofrecer feedback y recompensar los resultados, todo ello en un entorno virtual. El planteamiento tradicional de “los veo sentados en su puesto así que deben estar trabajando” no sirve.

Un entorno virtual requiere que se preste mayor atención a la calidad de los resultados producidos dentro de los periodos acordados. Es importante ofrecer reconocimiento y recompensas a los empleados de quienes se sabe que aceptan las órdenes, usan su propia iniciativa y producen un trabajo de buena calidad a tiempo.

La tecnología es la clave del éxito

La tecnología puede resultar útil, especialmente para vigilar el rendimiento y la productividad de los empleados. En EE.UU., las empresas usan vigilancia electrónica para hacer capturas de pantalla aleatorias de los ordenadores de los empleados, contar las pulsaciones de las teclas y el ratón y, al estilo Gran Hermano, escuchar sonidos domésticos como ladridos, niños y cortacéspedes.

Las herramientas de comunicación como Skype y Yammer, las de colaboración como Chatter (conocido como “el Facebook para empresas”) y herramientas de rendimiento social como Work.com también pueden resultar útiles. El informe sobre adquisición de talento de Aberdeen Group reveló que el 32 por ciento de las empresas estaban realizando inversiones en tecnología de vídeo, frente al 21 por ciento del año 2012. Las tres principales razones de este crecimiento identificadas por Aberdeen fueron:

  • Reducir los costes de desplazamiento
  • Disminuir el tiempo dedicado a la contratación
  • Localizar a trabajadores y candidatos dispersos geográficamente

Cultura

La tecnología no es la panacea. El trabajo virtual requiere algo más que un portátil, una conexión de banda ancha y acceso remoto. Las empresas exitosas saben que la combinación de personas, procesos y políticas, junto con la infraestructura tecnológica, es lo que da lugar a la productividad.

Toda la organización debe adaptarse y es necesario que tenga lugar un cambio en las actitudes y las percepciones de los trabajadores virtuales. Las empresas deberían tener en cuenta no solo cómo conectan los empleados, sino también cómo administrar las cargas de trabajo y cómo se comunica el personal.

Hoy en día los empleados esperan poder trabajar desde su hogar o, de hecho, desde cualquier lugar. La pregunta es, ¿podrá su organización facilitar esta evolución o la entorpecerá?

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