Digitalisierung: Social Intranets auf dem Vormarsch

Diego Wyllie

01/04/2017

Im Zuge der digitalen Transformation entwickeln sich moderne Intranets, die Geschäftsprozesse und Mitarbeiter enger miteinander verbinden, zum zentralen Social Workplace in Unternehmen. Dabei stehen Kommunikation, Wissensaustausch und eine effiziente Zusammenarbeit im Vordergrund.

Die Anforderungen seitens der Unternehmensanwender an eine Collaboration-Lösung, die abteilungsübergreifend im gesamten Betrieb eingesetzt werden soll, haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Nach dem Siegeszug von Cloud- und Mobile-Computing und neuen Trends wie Consumerization oder BYOD (“Bring your Own Device”), aber vor allem nach der starken Verbreitung von sozialen Netzwerken in den unterschiedlichsten Varianten – von Facebook über Twitter und Pinterest bis hin zu Instagram und Snapchat – sind nun die einfachen Portale und Wikis, die man aus klassischen Groupware-Lösungen wie Lotus Notes oder SharePoint kannte, nicht mehr genug. Die Zeit der traditionellen Intranets, die sich bloß auf den reinen Informationsaustausch konzentrierten, ist längst vorüber.

Prozesse und Mitarbeiter verbinden

Social-Intranet-Lösungen stellen eine Weiterentwicklung der traditionellen Intranets aus der PC-Ära dar. Dabei stehen ein intensiver Wissensaustausch, eine reibungslose Kommunikation unter den Mitarbeitern und vor allem eine effiziente Zusammenarbeit durch die Verbindung von Prozessen und Mitarbeitern im Vordergrund. Der Trend geht weiterhin in Richtung digitale, ganzheitliche Arbeitsplattform. Das zeigt eine aktuelle Studie der Berliner School for Communication and Management (SCM) und dem Intranet-Spezialisten United Planet. Demnach nutzen fast drei Viertel der Befragten Applikationen im Intranet zur digitalen Abbildung und Automatisierung von Arbeitsabläufen. In Zukunft werde das Intranet nach Einschätzung von knapp der Hälfte der Umfrageteilnehmer zunehmend als zentrale digitale Arbeitsplattform weiter an Bedeutung gewinnen.

Flexibilität, Transparenz, Produktivität und Offenheit spielen dabei eine zentrale Rolle. Mitarbeiter sollen gemeinsam an Dokumenten arbeiten, sich in virtuellen Teamräumen austauschen, Projekte und Aufgaben kollaborativ verwalten, weitere Business-Anwendungen integrieren und vom Know-How ihrer Kollegen profitieren können – und das über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg. Zu den zentralen Features, die ein modernes Social Intranet heute bieten muss, zählen also neben den üblichen Portalen, Wikis, Mitarbeiterprofilen unter anderem Projekt- und Aufgabenmanagement, Chats und Kommentare, News Feeds, Aktivitäts-Streams, Social Bookmarks, sowie weitere Funktionen wie Mentions oder Likes, die man aus Twitter, Facebook und Co. kennt.

Immer mehr Konkurrenz für SharePoint

Wenn es um Intranets geht, denken viele IT-Entscheider immer noch an SharePoint. Im Jahr 2011, zehn Jahre nach dem ersten Release und auf dem Höhepunkt seiner Beliebtheit, wurde die Lösung von Microsoft von rund 80 Prozent der Fortune 500-Unternehmen eingesetzt. Inzwischen gibt es jedoch zahlreiche Alternativen. Hierzu zählen zum Beispiel Igloo, Honey, Blokk, ThoughtFarmer und MangoApps, die von jungen Start-ups entwickelt werden und gerade KMUs einen einfachen und kostengünstigen Einstieg in die Welt der Social-Intranets versprechen.

Echte Konkurrenz bekommt SharePoint allerdings vor allem durch internationale Softwarehersteller wie etwa Atlassian mit Confluence, Jive Software mit Jive-n (bei größeren Unternehmen), sowie durch Unternehmen wie Bitrix24 und Viadesk, die sich vor allem auf dem europäischen Markt erfolgreich positionieren konnten. Auch auf dem deutschen Markt findet man eine Vielzahl an anspruchsvollen Social-Intranet-Anwendungen, die den Vergleich mit den populären Produkten aus den USA nicht scheuen müssen – ganz im Gegenteil. Hierzu zählen sowohl Start-ups wie Swabr und PeakFaktor als auch etablierte Softwarehersteller wie Xelos, United Planet (mit Intrexx Share), JaOffice oder Tixxt.

Fazit

Moderne Intranets werden von reiner Informationsplattform zum zentralen Digital Workplace. Dabei verfolgen sie zunehmend das Ziel, Prozesse und Mitarbeiter nahtlos miteinander zu verbinden. So soll ein Social-Intranet nicht nur der Informationsbeschaffung dienen, sondern den Dialog, den Wissensaustausch und die effektive Kollaboration unter den Mitarbeitern unterstützen. Während Geschäftsprozesse im sozialen Intranet zentral abgebildet und transparenter gemacht werden, können Mitarbeiter ihre eigenen Profile erstellen und bearbeiten, in Gruppen zusammenarbeiten, reibungslos kommunizieren und ihr Wissen auf einfache Art und Weise miteinander teilen. Dadurch erhält das soziale Intranet eine flache Hierarchie und versetzt jeden Mitarbeiter in die Lage, selbst Inhalte aktiv zu erstellen und seinen eigenen Beitrag zu leisten, um das “Wir-Gefühl” im Unternehmen zu stärken.

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