Social Collaboration Tools: Sind sie eine Hilfe oder stellen sie ein Hindernis dar?

Gina Jones

15/04/2016

Social Collaboration Tools versprechen, die Produktivität zu steigern und den Bedarf an langen Meetings und einen langwierigen E-Mail-Austausch zu reduzieren. Ihnen wird jedoch auch nachgesagt, wertvolle Geschäftszeit zu verzehren und für mehr „Lärm“ am Arbeitsplatz zu sorgen.

Der Start der Plattform „Facebook at Work“ ist das jüngste in einer Reihe von Ereignissen, die aufzeigen, dass Collaboration Tools am Arbeitsplatz eine neue Entwicklung von großer Bedeutung sind. Immer mehr Unternehmen führen diese Tools mit der Absicht ein, die interne Kommunikation zu verbessern – so konnte Slack bis Ende des Jahres 2015 täglich zwei Millionen aktive Benutzer und 570.000 Bezahl-Accounts aufweisen, während Yammer sogar die Acht-Millionen-Marke erreichte.

Ein Bericht von McKinsey aus dem Jahr 2012 offenbarte, dass Büroangestellte im Durchschnitt 28 Stunden pro Woche damit verbringen, E-Mails zu schreiben, nach Informationen zu suchen und intern zusammen zu arbeiten – das ist mehr als die Hälfte der Arbeitswoche, die damit verbracht wird, mit anderen zu kommunizieren, anstatt dem Job nachzugehen, für den sie eingestellt wurden. Daher stellt sich die Frage, ob Social Collaboration Tools diese Zeit reduzieren oder sie eher verlängern?

In einer kürzlich von Slack durchgeführten Umfrage gaben 62,4 Prozent der Benutzer an, dass die Tools das Suchen nach Informationen vereinfache, während eine Studie von Yammer zu dem Ergebnis kam, dass 58 Prozent der Menschen täglich eine Stunde verschwenden, um nach Informationen zu suchen – Zeit, die sie nun sparen können, indem sie zusammenarbeiten. Natürlich würden sie das sagen! Wir haben einige Unternehmensinhaber darum gebeten, ihre Erfahrungen mit der Benutzung von Social Collaboration Tools mit uns zu teilen. Im Folgenden finden Sie einige ihrer Antworten …

VORTEILE

Überbrückung geografischer Kluften

Suzanne Holland, UK Country Manager beim Technologieunternehmen Testbirds, sagt: „Wir betreiben ein ausgelagertes Büro mit Kollegen aus verschiedenen Ländern, die von zu Hause aus arbeiten. Mithilfe von Chat-Apps können wir unserer Arbeit viel einfacher nachgehen. Sie helfen uns auch dabei, jederzeit für unsere Kunden ansprechbar zu sein und schneller auf ihre Bedürfnisse zu reagieren.“

Direktheit

Tom Jarvis, Hauptgeschäftsführer des Spezialisten für Markenaktivierung The Wilderness Agency, meint: „Slack hat die Art und Weise verändert, wie wir als Team kommunizieren. Wir haben die interne Kommunikation via E-Mail eingestellt. Slack ist ein direkteres, flotteres Kommunikationstool.“

Großartig für KMU

„Die Technik kann für kleine Unternehmen bei der Schaffung gleicher Wettbewerbsbedingungen gegenüber größerer Konkurrenten eine große Rolle spielen“, führt Jarvis aus. „Kleine Teams besitzen nun die Tools, ihre Angebote auf Augenhöhe mit größeren Konkurrenten zu präsentieren, indem sie Ideen teilen, in Echtzeit eine Kopie abändern oder Cloud-Technologien benutzen, um einem Pitch den letzten Schliff zu geben.“

NACHTEILE

Übermäßige Abhängigkeit von einer Methode

„Die Herausforderung bei der Benutzung dieser Technik kann Verbindungsprobleme einbeziehen, wenn das Netzwerk ausfällt. Dann müssten Sie zum Telefon greifen, was allerdings auch nicht funktioniert. Das ist eher eine schlechte Erfahrung“, erklärt Holland. „Es ist wichtig, dass diese Apps zusätzlich zu regulärer Kommunikation in längerer Form verwendet werden, damit sichergestellt ist, dass wirklich jeder die Nachricht erhält.“

Die Unternehmenskultur muss aufrechterhalten werden

Die Social Collaboration Tools seien kein Ersatz für die Pflege einer starken Unternehmenskultur, behauptet Julia Streets, Gründerin des Business Development Spezialisten Streets Consulting. „Mein Team arbeitet extern von verschiedenen Ländern aus“, führt sie fort. „Wir benutzen Collaboration Tools, um in Kontakt zu bleiben. Aber die Herausforderung besteht darin, wie wir die gelegentlich stattfindende Kommunikation ermöglichen – die Art und Weise von Kommunikation, die normalerweise an der Kaffeemaschine vonstatten gehen würde, wenn man zusammen in einem Büro arbeitet. Selbst die innovativste Technik kann die persönliche Interaktion nicht vollständig ersetzen. Man muss sich trotz allem hin und wieder persönlich gegenüber stehen.“

Größere Unternehmen werden möglicherweise Schwierigkeiten haben

„Auf Apps basierende Kommunikationsplattformen sind nicht für jedes Unternehmen geeignet. Einige Unternehmen mit einer umfangreichen Hierarchiestruktur werden mit einem solchen Tool vielleicht zu kämpfen haben, das sofort ohne Prozesse und Genehmigungen arbeitet“, erklärt Jarvis. „Für uns als kleines Team in einem stark wachsendem und agilem Unternehmen stellt dies eigentlich einen großen Vorteil dar und es ermöglicht uns, schnell zu arbeiten – etwas, was einige unserer Konkurrenten vielleicht nicht tun können.“

Letztendlich kommt es bei der erfolgreichen Benutzung von Social Collaboration Tools darauf an, dass man einen eindeutigen Einsatzzweck für die Benutzung hat, dass die Mitarbeiter darin geschult werden, wie die Tools am effektivsten benutzt werden und dass man nicht vergisst, dass sie keinen Ersatz für eine persönliche Interaktion, sondern eine Verbesserung Ihrer alltäglichen Interaktionen darstellt.

DAS KÖNNTE IHNEN AUCH GEFALLEN...

Büro 2020

Was Unternehmen im 21. Jahrhundert wissen müssen