Revolution im modernen Büro

Joe Svetlik

04/04/2018

Veränderung ist eine Konstante – und nirgendwo gilt dies mehr als im Büro. Wir nennen die wichtigsten Innovationen, die sich abzeichnen.

Reibungslose Meetings

Der Büroalltag hat sich im Lauf des letzten Jahrzehnts erheblich verändert. Ein Smartphone hat inzwischen fast jeder Mitarbeiter und viele nutzen auch Wearables, die damit verbunden sind. Laptops sind immer handlicher und leistungsstärker geworden, und die Arbeitsumgebung ist durch einen Trend zur „Informalisierung“ geprägt, der vor allem von Technologieunternehmen wie Google und Facebook vorangetrieben wird. Doch Veränderung ist eine Konstante – und die vor uns liegenden Innovationen werden die Büroumgebung von Grund auf revolutionieren.

Eine der wichtigsten ist der „Smart Hub“ – eine Conferencing-Zentrale, die allen, die schon an der störungsfreien Durchführung von Meetings verzweifelt sind, wie ein Gottesgeschenk vorkommen wird.

„Sie stellen das Gerät in einen Konferenzraum, verbinden es mit Skype for Business und es startet das Meeting automatisch ohne all die Probleme, die wir heute noch haben“, sagt Sylvain Ansart, Technical Architect, EMEA Global Acquisition, bei Lenovo. „Durch die Verbindung zum Skype for Business-Server weiß das Gerät, wann das Meeting stattfinden soll. Es startet dann automatisch alle Komponenten, wie z. B. das Mikrofon und die Kamera des Computers.“

Meetings sind also in wenigen Sekunden startklar, ohne dass erst technische Probleme gelöst und die richtigen Dongles und Kabel gefunden werden müssen.

Es funktioniert außerdem mit allen Arten von Geräten. „Der Smart Hub umfasst einen Mix aus Hardwaregeräten und den Softwarefunktionalitäten von Skype for Business und Skype Rooms“, erläutert Ansart. „Da er keine systemeigenen Anwendungen benötigt, sondern mit Microsoft Software arbeitet, lässt er sich sehr leicht einrichten und ist mit allen PCs kompatibel.“

Der neue Trend: CYOD

Das letzte Jahrzehnt war durch das Aufkommen des „Bring Your Own Device“-Trends (BYOD) geprägt, d. h., Mitarbeiter nutzen ihre privaten Geräte auch für dienstliche Zwecke. Firmen-E-Mails werden auf dem eigenen Smartphone abgerufen und Dokumente auf dem Laptop zu Hause bearbeitet. Laut Vorhersagen von Experten wird diese Praxis jedoch bald durch Choose Your Own Device (CYOD) abgelöst – die Mitarbeiter können dann zwischen verschiedenen Arbeitsgeräten wählen, die alle vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden.

„Ereignisse wie die Ransomware-Attacke mit WannaCry haben gezeigt, dass BYOD enorme Sicherheitsprobleme aufwirft“, warnt Ansart. „Da Unternehmen kaum kontrollieren können, welche Geräte ihre Mitarbeiter verwenden, können sie auch nicht garantieren, dass ausreichende Sicherheitsvorkehrungen zur Verhinderung solcher Angriffe getroffen wurden. BYOD ist zu kompliziert, als dass es für Unternehmen beherrschbar wäre.“

Im Gegensatz dazu kann bei CYOD das Unternehmen bestimmen, welche Geräte von den Mitarbeitern genutzt werden, und auf diese Weise das Vorhandensein adäquater Sicherheitsmaßnahmen garantieren. Die Mitarbeiter können ihre Firmengeräte auch zu Hause verwenden. „Die Mitarbeiter bringen also nicht mehr ihr privates Gerät mit zur Arbeit, sondern nehmen ihr Arbeitsgerät mit nach Hause“, erklärt Ansart. „Es funktioniert genau andersherum, als es bei den meisten Unternehmen heute der Fall ist. So können Sie die Vorteile von BYOD genießen, ohne die Sicherheitsrisiken in Kauf nehmen zu müssen.“

Flexible Zukunft

Ansart prognostiziert außerdem, dass flexible Arbeitsformen zur Norm werden, da das Pendeln zum Arbeitsplatz immer teurer wird. Wenn flexibles Arbeiten branchenüblich wird, müssen es immer mehr Unternehmen anbieten, um mit ihren Mitbewerbern Schritt zu halten. Dass der Arbeitsplatz komplett nach Hause verlagert wird, ist jedoch unwahrscheinlich.

„IBM holt Mitarbeiter inzwischen wieder ins Büro zurück, da sie den Kontakt zu den Kollegen verlieren, wenn sie nicht vor Ort sind“, berichtet er. „Ihre Produktivität sinkt, sie verlieren ihre Gesprächspartner und werden für das Unternehmen weniger effizient.“

Technologische Lösungen

Benutzer von zwei Bildschirmen erhalten einen Produktivitätsschub in Form einer neuen Software für eine hochauflösende Webcam, die Lenovo zurzeit entwickelt. Sie merkt, wohin der Benutzer schaut, und folgt seinem Blick“, sagt Ansart. „Sobald Sie auf den zweiten Bildschirm blicken, springt der Mauszeiger dorthin. Das sorgt für zügigeres Arbeiten und macht die Mitarbeiter deutlich effizienter.“

Und was ist mit diesen neuen Technologien, die – wie uns versprochen wurde – die Art und Weise, wie wir spielen, kommunizieren und arbeiten, revolutionieren werden? Augmented Reality (AR) ist für eine Büroumgebung besser geeignet als Virtual Reality (VR), da VR die Benutzer von ihren Kollegen isoliert. AR blendet virtuelle Elemente in die reale Weltsicht des Betrachters ein, sodass der Träger einer AR-Brille sich dennoch am Arbeitsplatz präsent fühlt.

Außerdem ist es komfortabler. „VR-Headsets sind zu klobig und zu warm“, meint Ansart. „Eine AR-Brille können Sie dagegen den ganzen Tag tragen.“

Mit diesen Brillen sieht der Benutzer eine sekundäre Anzeige, die vier Meter groß wirkt, obwohl sie nur 1 cm von den Augen entfernt ist. Beim Anblick eines Kollegen blendet die Brille dessen oder deren Namen ein, die letzte gesendete Nachricht, die aktuellen Social-Media-Beiträge usw., was den Austausch und die Zusammenarbeit immens erleichtert (insbesondere für diejenigen unter uns, die sich Namen nicht gut merken können).

Allerdings ergeben sich dadurch auch so manche Fragen in Bezug auf den Datenschutz. „Vielleicht möchte ihr Gegenüber nicht, dass Sie alle diese Informationen über ihn haben“, gibt Ansart zu bedenken. „Das haben wir bei Google Glass gemerkt. Wenn jemand Sie damit ansah, wussten Sie nicht, was der Benutzer sah oder ob er Sie vielleicht gar auf Video aufnahm. Viele empfanden das als sehr störend.“

AR ist auch die perfekte Ergänzung zu GPS, da Sie einfach nur dem angezeigten Weg zu folgen brauchen. Damit dies auch im Inneren von Gebäuden funktioniert – z. B. um einen Konferenzraum zu finden – muss allerdings das ganze Gebäude digital kartographiert sein. Auch dies wirft datenschutzrechtliche Fragen auf.

Die Büroumgebung hat im letzten Jahrzehnt enorme Veränderungen erfahren und diese Entwicklung wird sich mit dem Aufkommen neuer Technologien und Arbeitsformen fortsetzen.

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