Projektmanagement: Time Tracking steigert die Erfolgschancen Ihrer Projekte

Diego Wyllie

30/08/2017

Zeit ist eine der wichtigsten Steuerungsgrößen im Projektmanagement. Die detaillierte Erfassung von erbrachten Leistungen und Arbeitszeiten ermöglicht nicht nur eine bessere Budgetierung und Planung, sondern dient auch als fundierte Entscheidungsgrundlage in allen Phasen des Projektes. Hier kommen moderne Time Tracking-Lösungen ins Spiel.

Projekte laufen häufig aus dem Ruder, insbesondere in der komplexen und dynamischen IT-Welt von heute. Wie eine Untersuchung der Unternehmensberatung McKinsey zeigt, werden die Budgets bei IT-Projekten im Durchschnitt um 45 Prozent überschritten. Die Gründe dafür können vielfältig sein. Manchmal scheitern Projekte an der Kommunikation. Häufig sind sie zu komplex und schlecht geplant. Eine unrealistische Budget- und Zeitplanung kann aber auch oft zum Misserfolg führen. Moderne Time Tracking-Lösungen aus der Cloud, wie sie inzwischen in unzähligen Varianten erhältlich sind, versprechen dabei Abhilfe. Sie bieten sich als eine bessere Alternative zur lästigen und fehleranfälligen Zeiterfassung mit Excel an. Projektteams werden in die Lage versetzt, ihre Arbeitszeiten bequem und detailliert erfassen, professionell abrechnen und anhand übersichtlicher Reports auswerten zu können. Dadurch schaffen Projektmanager nicht nur mehr Kostentransparenz, sondern auch mehr Vertrauen gegenüber den Projektmitgliedern und Stakeholdern.

Kostentransparenz

Wer seine Projekte termin- und budgetgerecht realisieren möchte, kann sich bei der Arbeitsplanung und Preiskalkulation nicht nur auf seine Intuition verlassen, sondern braucht genaue Daten. Verrechnet man sich zum Beispiel bei der Budgetierung eines Projektes, das dem Kunden mit einem Fixpreis angeboten wird, so kann das Unternehmen im schlimmsten Fall sogar Verluste machen. Eine konsequente Zeiterfassung während des gesamten Projektes führt zu mehr Kostentransparenz und besseren Aufwandsschätzungen.

Bessere Planung

Ein weiterer Vorteil, den Zeitmanagement mit sich bringt und mit dem Thema Kostentransparenz im direkten Zusammenhang steht, betrifft die Projektplanung. Die Leistungen und Arbeitszeiten, die in bereits abgeschlossenen Projekten erfasst wurden, dienen als fundierte Entscheidungsgrundlage für die Planung künftiger Projekte. So können Projektverantwortliche die Aufgaben des Teams immer besser planen und die Einschätzung des entsprechenden Arbeitsaufwands in jedem Projekt immer weiter optimieren.

Mehr Vertrauen schaffen

Der Projektauftraggeber ist häufig kein Experte im Fachbereich des Dienstleisters und kann deshalb oft nur schwer einschätzen, wie viel Arbeit etwa in der Entwicklung einer Website oder in der Behebung eines Programmierfehlers wirklich steckt. Dank detaillierter Arbeitszeitnachweise und genauer Leistungsabrechnungen kann ein enges Vertrauensverhältnis zwischen Auftraggeber und Dienstleister aufgebaut werden.

Flexiblere Arbeitsregelungen

Auch bei internen Projekten innerhalb eines Unternehmens kann Time Tracking nützlich sein. So zum Beispiel um Vertrauen zwischen dem Management und den Projektmitarbeitern zu schaffen oder um flexiblere Arbeitsmodalitäten wie Remote Teams oder Home Office – wie sie von den Mitarbeitern immer häufiger gewünscht werden – zu implementieren. Mithilfe von Arbeitszeitberichten, die alle geleisteten Arbeitsstunden einzelner Mitarbeiter zeigen, kann das Management jederzeit prüfen, ob die vereinbarten Arbeitszeiten auch wirklich eingehalten werden.

Fazit

In der genauen Erfassung von Arbeitszeiten und Leistungen liegt die Basis für eine realistische Projekt-Budgetierung, für Aufwandseinschätzungen, Preis- und Kostenkalkulationen und somit für eine professionelle Projektplanung. Durch die genaue Erfassung und Analyse der erbrachten Leistungen und Arbeitszeiten mithilfe einer modernen Time-Tracking-Lösung für Unternehmen lassen sich Projekte besser zum Ziel führen, das heißt  termin- und budgetgerecht liefern.

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