IT-Kosten senken – aber wie?

Joe Svetlik

12/12/2017

Schlechte Gerätewahl, dazu digital unerfahrene Mitarbeiter und eine IT-Abteilung, die nicht strikt genug durchgreift – kein Wunder, wenn die IT-Kosten durch die Decke gehen. Gut, dass es einfache Maßnahmen gibt, um sie wieder zu senken.

Gerätewildwuchs – ein kostspieliges Problem

IT ist eine teure Angelegenheit. Laut Prognosen werden bis zum Jahresende die weltweiten IT-Ausgaben auf 3,5 Billionen USD (2,98 Billionen EUR) ansteigen – eine Zunahme um 2,9 % gegenüber dem Vorjahr. Ein großer Teil dieser Kosten entsteht jedoch – wie Ihnen jeder bestätigen kann, der je in einem mittleren bis großen Unternehmen gearbeitet hat – völlig unnötig.

Großen Anteil an dieser Problematik hat die Gerätekompatibilität. Wenn ein Unternehmen Geräte vieler verschiedener Hersteller kauft, sind diese mit unterschiedlichen Anschlüssen und anderer Software ausgestattet. Und sie dahin zu bringen, reibungslos zusammenzuarbeiten, kann zu einem Albtraum warden.

„Wenn jeder ein anderes Gerät benutzt, muss die IT-Abteilung alle möglichen Sorten von Kabeln, Adaptern und Dongles vorrätig halten”, sagt Graham Thomas, Senior Technologist bei Lenovo. „In vielen Unternehmen, in denen ich gearbeitet habe, gab es in den Konferenzräumen Kabelbinder voller Kabel vom Projektor mit unterschiedlichen Adaptern, um all die verschiedenen Geräte anschließen zu können.”

Das sieht nicht nur unschön und unprofessionell aus, sondern macht der IT-Abteilung auch viel überflüssige Arbeit. „Adapter gehen schnell verloren”, weiß Thomas. „Die IT muss daher einen Ersatzteilvorrat anlegen, was zusätzliche Kosten verursacht. Manchmal erinnert die IT-Abteilung am Ende eher an ein Ersatzteillager.”

Überflüssige Arbeit vermeiden

Das Problem ist schlimm genug in nur einem Büro. Doch wenn Sie mehrere Niederlassungen in einem Land, in Europa oder auf der ganzen Welt haben, können Sie sich laut Thomas gleich „als Lieferkettenunternehmen betätigen”.

„Sie müssen herausfinden, wie viele Ersatzadapter, Netzteile und Videokabel aller Art in jedem Büro vorzuhalten sind und wann sie nachbestellt werden müssen”, beschreibt er. „Das klingt nicht besonders dramatisch, aber irgendjemand muss diesen Job erledigen. Jemand, der viel besser für andere Aufgaben eingesetzt werden könnte.”

Wichtig ist die Allgemeintauglichkeit. Wird nur bei einem Hersteller gekauft, ist sichergestellt, dass alle Geräte miteinander kompatibel sind. Doch wenn Ihr Unternehmen Geräte von verschiedenen Anbietern kaufen möchten – wie das so häufig der Fall ist – muss unbedingt auf Kompatibilität zwischen den ausgewählten Geräten geachtet warden.

Wichtig: eine gute Garantie

„Eine andere Möglichkeit zur Kosteneinsparung ist die Anschaffung von Geräten mit ordentlichem Garantieumfang”, rät Thomas. „Ein Business-Gerät sollte auf jeden Fall eine dreijährige Garantie mit Vor-Ort-Service am nächsten Werktag haben.” Bei einem geringeren Umfang müssen Sie Ersatzteile auf Lager haben, mit denen Sie die betroffenen Mitarbeiter ausstatten können. Andernfalls sitzen sie da und drehen Däumchen, bis sie ihr Gerät zurückhaben.

„Die Kosten dafür lassen sich kaum beziffern und summieren sich sehr schnell. Doch mit ein wenig Voraussicht lassen sie sich vermeiden.”

Heraus aus dem Schatten

Ein weiteres Problem, das durch eine schlechte Gerätewahl entsteht, ist die Schatten-IT, wenn Mitarbeiter eigene Geräte oder Software ohne vorherige Genehmigung durch das Management verwenden. Auch das kann teuer werden. „Unter Umständen verschwenden sie viel wertvolle Arbeitszeit damit, Firmen-E-Mails auf den eigenen Laptop zu übertragen, weil sie das vom Unternehmen gestellte Gerät nicht mögen”, kommentiert Thomas. „Oder sie schaffen sich am Ende auf ihre eigenen Kosten eigene Geräte an”.

Hohe Kosten können auch durch Sanktionen aufgrund von Verstößen gegen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entstehen, wenn einem Mitarbeiter der Laptop gestohlen wird und seine Arbeitsdaten in falsche Hände geraten. Dieses Risiko besteht dagegen nicht, wenn sie ein ordnungsgemäß gesichertes Gerät verwenden, das vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wurde

Ausbildung ist der Schlüssel. Wenn Ihre Mitarbeiter Mühe haben, die Funktionalität ihres Geräts zu verstehen, kommt es ständig zu Anrufen beim Helpdesk. Die IT-Abteilung wird von anderen Aufgaben abgelenkt – sei es durch die Bearbeitung nebensächlicher Projekte oder durch die Beschäftigung mit Aufgaben, die eher dem eigenen Fortkommen dienen.

„Auch wenn der Aufwand für den Helpdesk unvermeidbar ist, kostet es das Unternehmen mehr, wenn das Telefon klingelt, als wenn es nicht klingelt”, unterstreicht Thomas. „Dies können Sie minimieren, indem Sie Geräte auswählen, die intuitiv zu benutzen sind. Beispielsweise verfügen unsere Lenovo Computer über Softwaretools, mit denen sich die Benutzer bei Problemen selbst helfen können.”

Wenn es um IT-Kosten geht, können schon kleine Veränderungen einen großen Unterschied ausmachen. Mit einem Minimum an Planung und durch Auswahl der richtigen Geräte können Sie die Kosten senken und das Unternehmensergebnis deutlich verbessern.

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