Der Arbeitsplatz der Zukunft

Clare Hopping

24/07/2017

Der gewöhnliche Arbeitsplatz ändert sich, da immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten anbieten, in denen Heimarbeit mit wechselnden Arbeitsplätzen im Büro kombiniert werden kann. Was bedeutet dies jedoch für die Büroumgebung der Zukunft?

Weltweit befinden sich Büros im Umbruch. Arbeitsplätze werden in Räume für die Zusammenarbeit umgewandelt, in denen niemand mehr an einem vorgesehenen Schreibtisch sitzt, in denen Computer von mehr als nur von einem Benutzer verwendet werden und in denen die Chefetagen virtuelle Einrichtungen sind.

Unternehmen begrüßen flexible Arbeitsmodelle. Viele Mitarbeiter arbeiten mittlerweile mobil und sind nicht von neun bis siebzehn Uhr im Büro tätig. Die Führungsebenen freuen sich, die Entscheidung darüber, welche Mitarbeiter zu welchen Zeiten im Büro sein sollten, dem mittleren Management überlassen zu können.

Erwartungsgemäß wird in diesem Jahr die Hälfte der Unternehmen auf flexible Arbeitsmodelle setzen, damit die Mitarbeiter sowohl zu Hause als auch im Büro verfügbar sind.

In ihrem Bericht Working Anywhere geht die Work Foundation der Lancaster University davon aus, dass bis zum Jahr 2020 70 Prozent der Mitarbeiter mobil tätig sein werden und dass dies in Unternehmen zu grundlegenden Veränderungen in Bezug auf die Nutzung von Büros durch die Mitarbeiter führen wird.

„Die Zahlen zeigen einen deutlichen Trend zu einer flexibleren Arbeitsorganisation in Großbritannien auf, da mit frischen technologischen Innovationen neue Hürden genommen werden“, erläutert die Geschäftsführerin der Work Foundation Cathy Garner.

Das neue Büro

Da immer weniger Mitarbeiter auf einen Schreibtisch angewiesen sind, können Unternehmen ihre Räumlichkeiten verkleinern. Kleine Unternehmen sparen Kosten, wenn sie Büroräume je nach Bedarf nutzen können. Größere Unternehmen können hingegen Räume an kleinere Unternehmen vermieten oder selbst in kleinere Büros umziehen – in beiden Fällen werden sich die Betriebskosten deutlich verringern.

Auch das Design der Büroflächen wird sich ändern. Anstatt Büros in kleine Zellen zu unterteilen, die mit Produktivität nichts zu tun haben, können Unternehmen Räume für Zusammenarbeit – Coworking-Büros – nutzen oder abgetrennte Räume erneut öffnen, um eine Atmosphäre der Zusammenarbeit zu schaffen.

Konfigurierbare Arbeitsplätze bieten sich für Büros an, in denen sich die Mitarbeiter frei bewegen, um ganz nach Bedarf gemeinsam zu arbeiten oder sich an einen Einzelplatz zurückzuziehen. Auch die Außenbereiche werden an Bedeutung gewinnen, damit die Mitarbeiter frische Luft schnappen können, falls einmal ein stickiges Klima herrscht.

Wenn die Unternehmen einer Studie Beachtung schenken, die aussagt, dass eine optimierte Belüftung und „grüne“ Merkmale die kognitive Leistung der Mitarbeiter verbessern, können fortschrittliche Heizungs- und Belüftungseinrichtungen zum Designstandard des Büros der Zukunft werden.

Eine intelligente Beleuchtung passt sich den Tageszeiten an, sodass jederzeit mit höchster Effizienz gearbeitet werden kann. Sensoren überwachen die Temperatur und die CO2-Konzentration, damit sich die Mitarbeiter wohlfühlen.

Die Beacon-Technologie kann dafür eingesetzt werden, die Anwesenheit der Mitarbeiter unter den Aspekten der Gesundheit und der Sicherheit zu erfassen. Diese Parameter werden ab dem Betreten des Gebäudes geprüft, bis die Mitarbeiter beim Verlassen desselben wieder abgemeldet werden.

Hardware im Büro der Zukunft

Es ist nicht wahrscheinlich, dass Notebooks und Desktops durch virtuelle, holographische Projektionen wie im Film Minority Report ersetzt werden. Ebenso unwahrscheinlich ist es, dass alle Desktops durch Tablets und Smartphones ausgetauscht werden. Was sich jedoch ändern wird, ist die Verwendung der standardmäßigen Hardwareausrüstung.

Schreibtische werden mit Computern ausgestattet sein, an denen sich die Mitarbeiter einfach anmelden und Inhalte von ihrem Heimcomputer bzw. von einem Mobilgerät oder Tablet abrufen können.

In den Vorstandsetagen werden Tische und Stühle durch riesige Bildschirme wie Microsoft Surface Hub ersetzt, damit die Mitarbeiter gemeinsam von zu Hause aus, in einem Café oder mit einem Kunden in einem anderen Büro arbeiten können.

Mitarbeiter, die eine Präsentation halten, können Inhalte von ihren vernetzten Geräten projizieren – ganz gleich, ob es sich dabei um ein Mobiltelefon, ein Tablet oder einen PC handelt. Da sämtliche Daten in einem einzigen Konto gespeichert sind, muss niemand mehr mit sperriger Ausrüstung unterwegs sein.

Auch das Design der Geräte ändert sich in Bezug auf Portabilität und Flexibilität. Ein Beispiel hierfür ist das ThinkPad X1 Tablet, ein 2-in-1-Hybridgerät, das als Notebook, Tablet und Projektor verwendbar ist.

Software im Büro der Zukunft

Im Bereich der Software werden bei der Umstellung auf das Büro der Zukunft die meisten Neustrukturierungen zu verzeichnen sein. Die Teams werden sich auf der ganzen Welt verteilen und dennoch miteinander in Kontakt bleiben müssen, um so zu arbeiten, als säßen sie nebeneinander.

Wenn sich ein Unternehmen für das Modell des gemeinsamen Schreibtischs entscheidet, können sich die Mitarbeiter einfach an den Tisch setzen, sich anmelden und per virtuellem Desktop sämtliche Vorteile eines Standardcomputers nutzen. Alle Dateien und Ordner wären dann auf freigegebenen Laufwerken an jedem Ort verfügbar.

Collaboration Tools wie Slack, Trello und Prezi ermöglichen eine Kommunikation rund um die Uhr, damit Kollegen und Teams in Verbindung bleiben, Ressourcen und Ideen teilen und den Arbeitstag produktiver gestalten können.

Zudem wird es weniger Kopfzerbrechen um die IT-Verwaltung und die Schatten-IT geben, da die gesamte Ausstattung einheitlich behandelt wird und es dem einzelnen Benutzer nicht mehr möglich sein wird, Apps ohne Genehmigung auf gemeinschaftlich genutzte Computer herunterzuladen.

Fünf Jahre sind in der technologischen Entwicklung eine lange Zeit, sodass sich viele Dinge bereits vor 2022 ändern können. Tatsächlich ist es wahrscheinlich, dass es allein in den nächsten zwei Jahren zu größeren Veränderungen kommen wird.

„In den nächsten fünf Jahren wird es mehr Veränderungen geben als in den vergangenen fünf Jahren“, prognostiziert Peter Hirst, Associate Dean of Executive Education an der MIT Sloan School of Management in Inc.

„Es ist unwahrscheinlich, dass die Leistung von Displays, Prozessoren, Benutzeroberflächen und Kommunikationsfunktionen dieser tragbaren Geräte nicht mit jener von heutigen Tablets und Phablets (Phone/Tablet-Hybriden) mithalten kann. Wahrscheinlich wird sie sie sogar übertreffen.“

Eines ist sicher: Da sich immer mehr Mitarbeiter für das flexible Arbeitsmodell entscheiden, müssen die Arbeitgeber sicherstellen, dass die Mitarbeiter unabhängig vom Arbeitsort produktiv sein können. Und wenn sie ins Büro kommen, müssen die Mitarbeiter auf sämtliche Ressourcen zugreifen können, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

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