Das intelligente Büro wird bald unverzichtbar sein

Brid-Aine Parnell

29/08/2017

Mit der richtigen Technologie für intelligente Büros können Unternehmen nicht nur die Motivation und das Wohlbefinden der Mitarbeiter deutlich verbessern, sondern auch Geld sparen. Jedoch steigen mit diesem Angebot auch die Ansprüche des qualifizierten Personals.

Moderne Büromitarbeiter lassen sich nicht mehr von flackernden Neonlampen und kleinen Zellen überzeugen, in denen sie sich die Ellenbogen stoßen. Erwartet werden Bereiche für gemeinsames Arbeiten ebenso wie Räume für den Rückzug. Lösungen für mobiles Arbeiten und Büros, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen, sind gewünscht – kurz gesagt: Das intelligente Büro steht auf der Tagesordnung.

Sitzsäcke, Getränkeautomaten und Kickertische haben für Büromitarbeiter ihre Reize. Worum es ihnen bei der Arbeit jedoch vor allem geht, sind High-Tech-Lösungen wie Technologien für eine unkomplizierte Zusammenarbeit, die zu Hause oder im Büro stattfinden kann. Gefragt sind Arbeitsumgebungen, die mithilfe des Internets der Dinge (IoT) auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter reagieren können.

Auch für Unternehmer dürfte das intelligente Büro interessant sein. Laut einer Studie von British Land, „Smart Offices: A 2017 vision for the future“, verringern sich durch intelligente Büroräume die Krankheitsausfälle von Mitarbeitern sowie die damit einhergehenden Abwesenheitszeiten – welche der britische Arbeitgeberverband CBI auf 14 Milliarden Pfund an jährlichen Verlusten allein für die Wirtschaft Großbritanniens schätzt. Intelligente Gebäude können die Kosten weiter durch laufende Überwachungen und Messungen der Bürosysteme senken. Hier spielen etwa die Beleuchtung und die Heizung eine Rolle, ebenso wie eine optimierte Aufteilung der Räumlichkeiten in Einzelbüros und eine Vielzahl anderer Möglichkeiten.

Hohe Erwartungen der Mitarbeiter

„Mit intelligenten Arbeitsplätzen, die der Produktivität und Innovation dienen, die Spitzenkräfte anziehen und halten, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter erhöhen und die Marke und Kultur des Unternehmens fördern, welche die Kosten steuern und ökologische Aspekte berücksichtigen, können Unternehmen einige der dringlichsten Herausforderungen ihrer Standorte auf eine Art und Weise meistern, die noch vor 20 Jahren unvorstellbar war – in einer Zeit, in der intelligente Gebäude wie Szenen in einem Sci-Fi-Film wirkten“, so die Studie von British Land.

Bislang war der Fokus eher auf das Wachstum des IoT im Verbraucherbereich gerichtet. Intelligente Haushaltsgeräte, Wearables und vernetzte Autos werden gut nachgefragt. Gartner prognostiziert jedoch, dass bis zum Jahr 2020 im Unternehmensbereich mehr als 7 Milliarden „vernetzte Dinge“ verwendet werden.

„Bis 2020 werden wir soweit sein, dass die intelligenten Geräte und Wearables der Mitarbeiter bereits bei deren Ankunft am Arbeitsplatz beginnen, mit den intelligenten Gebäuden zu kommunizieren. Die physische Infrastruktur des Gebäudes und die Dinge, welche die Leute bei sich tragen, werden zu einem intelligenten Komplettsystem kombiniert, dass alle möglichen Datensätze erstellt und entsprechend reagiert“, heißt es in der Studie von British Land.

Zu diesen Geräten werden Sensoren und intelligente Steuerungen von Bürosystemen für Beleuchtung und Heizung gehören. Auf diese Weise werden sich Energieeffizienz und Nachhaltigkeit verbessern. Die Kosten werden sinken und die Belegschaft wird zufriedener und gesünder sein.

Es werde Licht

Auf den ersten Blick scheint es wenig wahrscheinlich, dass die kleinen Unterschiede in der Bürobeleuchtung und der Temperatursteuerung tatsächlich Wirkung zeigen. Aber jeder, der seine Tage in der kalten Zugluft einer Klimaanlage verbracht oder sich im Neonlicht ständig die Augen gerieben hat, wird bestätigen, wie frustrierend es ist, sich bei der Arbeit nicht wohl zu fühlen.

Intelligente Bürosteuerungen haben weitaus mehr zu bieten, als uns nur unsere Beschwerden zu mindern. Auf positive Weise unterstützen diese Systeme unseren natürlichen Tag-Nacht-Rhythmus. Sie reagieren individuell auf die Mitarbeiter und steigern somit die Produktivität und Kreativität. Beispielsweise hat die Farbe des Lichts nicht nur eine erhebliche Auswirkung auf unsere innere Uhr: Sie kann auch so eingesetzt werden, dass wir für bestimmte Aufgaben die richtige mentale Haltung haben.

Den meisten Büroleitern ist heute bekannt, dass die ständige Einwirkung blauer Lichtwellen einen negativen Effekt auf die Produktivität hat und bei den Mitarbeitern zu Schlafmangel führen kann. Die Farbe des Lichts und deren Einsatzmöglichkeiten haben jedoch noch eine viel grundlegendere Wirkung. Im Rahmen einer Studie, die im Jahr 2017 an der Universität von Hohenheim und an der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg durchgeführt wurde, fand man heraus, dass der akzentuierte Einsatz von blauem und rotem Licht in Arbeits- und Lernbereichen zu mehr Kreativität und Motivation führt.

Die Untersuchung ergab, dass „blaue und rote Akzentbeleuchtung im Vergleich mit weißen Akzenten für mehr Motivation bei strategischen Herangehensweisen sorgt. Neben der verbesserten Einstellung erhöht die farbliche Akzentuierung indirekt die kreative Leistung.“

Intelligente Beleuchtungen, die den Tag-Nacht-Rhythmus nachahmen und sogar den Wechsel der Jahreszeiten berücksichtigen – beispielsweise sorgen sie dafür, dass der Kontrast zwischen der Temperatur im Büro und dem Winter vor der Tür nicht zu stark ist – können die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter immens erhöhen. Dies gilt ebenso für deren Gesundheit und einen guten Schlaf. Zudem geht aus einer Studie des Pacific Northwest National Laboratory, Teil des amerikanischen Energieministeriums, hervor, dass auch eine gewisse individuelle Steuerung einzelner Systemkomponenten durch die Mitarbeiter selbst „einen messbaren Einfluss auf die Motivation“ hat und im Unternehmen zu deutlichen Energieeinsparungen führt.

Sensoren, die der Gebäudesteuerung übermitteln, wo sich die Mitarbeiter aufhalten, welche Räume belegt sind und wo eine Reinigung erforderlich ist sowie das Warten und Abschalten von Geräten: All dies wird vollständig vom intelligenten IoT-Büro übernommen und kann für Unternehmen deutliche Kosteneinsparungen bedeuten. Laut einer Studie von Schneider Electric beschäftigen sich 95 Prozent der Unternehmen bei der Auswahl ihrer Immobilien mit deren Einfluss auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Attraktiv für Spitzenkräfte

Eine Verbindung zwischen der Gesundheit der Mitarbeiter und deren Produktivität am Arbeitsplatz ist nachgewiesen. Dies ist nicht nur für vorhandene Mitarbeiter wichtig, sondern in zunehmendem Maß auch für zukünftige Mitarbeiter.

„Im zunehmenden Wettbewerb um Spitzenkräfte können intelligente Gebäude eine entscheidende Rolle beim Gewinnen und Halten hervorragender Mitarbeiter einnehmen, da durch sie mehr Beweglichkeit in Bezug auf unterschiedliche Arbeitsweisen und die Mitarbeiterzufriedenheit möglich wird“, schließt die Studie von British Land.

Mit der richtigen Technologie für intelligente Büros können Unternehmen durch Energieeffizienz und Nachhaltigkeit Geld sparen und die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. All dies sollte berücksichtigt werden. Weitaus wichtiger ist es jedoch, dass die Mitarbeiter schon bald gewisse High-Tech-Anreize erwarten werden, ohne die Unternehmen im Wettbewerb um Spitzenkräfte den Anschluss verpassen könnten.

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