Benötigt Ihr Unternehmen eine Clean Desk Policy?

Steve Evans

12/07/2016

Solche Richtlinien für einen aufgeräumten Arbeitsplatz können sich positiv auf die Produktivität, Kosten, Sicherheit & Compliance und auch das optische Erscheinungsbild eines Büros auswirken. Unternehmen kommen darüber hinaus in den Vorteil, zum papierlosen Bürobetrieb zu wechseln. Es gibt jedoch einige Vor- und Nachteile, die es zu bedenken gilt.

„Ein geordneter Schreibtisch steht für geordnete Gedanken“, so sagt man. Albert Einsteins Kommentar ist allerdings das perfekte Gegenargument dazu: „Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen, der ihn benutzt, aus?“ Diese beiden Zitate zeigen prägnant, wie stark eine Clean Desk Policy polarisieren kann.

Wie der Name schon verrät, geht es bei dieser Richtlinie darum, dass Mitarbeiter am Ende jedes Arbeitstages alle Dokumente wegräumen bzw. dann, wenn sie diese nicht mehr benötigen. Zahlreiche Unternehmen machen diese Richtlinie zur offiziellen Aufgabe und verpflichten ihre Mitarbeiter dazu, ihren Schreibtisch stets aufzuräumen.

Ein Beispiel ist die University College London Union (UCLU), deren Mitarbeiter aufgefordert werden, am Ende jedes Tages ihren Schreibtisch aufzuräumen, um so den Datenschutz zu fördern. Es ist dieses Ethos, das Unternehmen zur Einführung einer Clean Desk Policy bewegt. Man sieht auch, dass ein aufgeräumter Schreibtisch rein optisch besser wirkt und Mitarbeiter und auch Besucher im Unternehmen dies als positiv wahrnehmen.

Herumliegende Dokumente stellen zudem möglicherweise ein Sicherheitsrisiko dar. Wie oft haben Sie schon Benutzernamen und Passwort auf eine Haftnotiz geschrieben und an den Monitor geklebt? Oder lassen Sie manchmal ein vertrauliches Dokument auf Ihrem Schreibtisch liegen, wenn Sie noch nicht damit fertig sind? Solche Informationen können von Personen gesehen werden, für die diese eigentlich nicht gedacht sind. Wenn Sie am Ende jedes Tages Ihren Schreibtisch aufräumen, tragen Sie damit also auch zur Sicherheit im Unternehmen bei.

Eine der größten Vorteile einer Clean Desk Policy ist das Informationsmanagement und der Übergang zum papierlosen Bürobetrieb. Viele Mitarbeiter verbringen Stunden damit, Dokumente in Ordnern oder Aktenschränken zu suchen. Die Implementierung der Clean Desk Policy wird die Digitalisierung von Dokumenten voranbringen, welche sich dann schneller und einfacher finden lassen.

Die Verwaltung der Dokumente wird auf diese Weise effizienter und nicht zuletzt werden sich auch die Druckerkosten für Wartungsarbeiten, Papier und Toner stark reduzieren. In Sachen Compliance ist es ein klarer Vorteil, wenn Unternehmen alle ihre Daten digital verwalten können.

Die Clean Desk Policy ist allerdings nicht für jedermann geeignet. Einige Mitarbeiter bevorzugen es einfach, den Schreibtisch mit Papieren usw. voll zu haben. Chaotisch veranlagte Personen arbeiten unter Umständen sogar besser und produktiver, wenn sie alle benötigten Dokumente um sich herum ausgebreitet haben. Was für den einen schlichte Unordnung ist, kann für einen anderen das perfekte Ablagesystem sein. Viele sehen ihren Schreibtisch im Büro vor allem auch als persönlichen Bereich an und sehen es als Eingriff in ihre Privatsphäre, wenn sie Vorschriften dazu erhalten, wie sie diesen zu organisieren haben.

Eine solche Praxis hat Vor- und Nachteile – einige Mitarbeiter werden damit gut zurechtkommen, andere nicht. Ein Unternehmen muss den Mitarbeitern die Vorteile genau erklären, wenn eine Clean Desk Policy erfolgreich eingeführt werden soll.

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